Umstieg von Lotus Notes auf Outlook

Reinhard_Lemp · 14. November 2019 um 08:26

Hallo Wissende,

demnächst stellt man bei uns von Lotus Notes 8.5.3 auf Outlook 365 um **seufz**, adé Virenfreiheit. Bei mir haben sich in Lotus Notes tausende Mails mit Anhängen angesammelt, die ich wegen der Begrenzung des Postfachs auf 500 MB immer in externe, lokale Datenbanken (*.nsf) ausgelagert habe zur Archivierung.

Ich hatte folgende Struktur für diese Datenbanken gewählt:

Mit diesem Aufbau komme ich gut klar und finde eigentlich alles auch immer recht zügig.

Von Outlook habe ich nicht viel Ahnung, einige Bekannte nutzen es privat als Mailprogramm. Mehr weiß ich davon nicht.

Eine Datensicherung der ausgelagerten Mails mache ich wöchentlich.

Kann man oben stehende Struktur in Outlook (.pst-Dateien?) nachbilden, oder muss ich einen anderen Aufbau vornehmen?

Gibt es dazu eventuell Literatur (Buch) in knapper Form?

Ach ja, ein Konvertierprogramm ist vorhanden, also kann man die alten LN-Mails auch irgendwie in Outlook verwurschteln…

Besten Dank im Voraus.

Grüße aus dem Rheinland.

/Reinhard

vordprefect · 14. November 2019 um 08:27

Hi

ich komme von der Lotus Notes Seite, kenne aber auch Outlook
etwas…

demnächst stellt man bei uns von Lotus Notes 8.5.3 auf Outlook
365 um **seufz**, adé Virenfreiheit. Bei mir haben sich in
Lotus Notes tausende Mails mit Anhängen angesammelt, die ich
wegen der Begrenzung des Postfachs auf 500 MB immer in
externe, lokale Datenbanken (*.nsf) ausgelagert habe zur
Archivierung.

Irgendwie blöd .

Von Outlook habe ich nicht viel Ahnung, einige Bekannte nutzen
es privat als Mailprogramm. Mehr weiß ich davon nicht.

Ja, es ist Bestandteil mancher Office-Pakete…

Eine Datensicherung der ausgelagerten Mails mache ich
wöchentlich.

Kann man oben stehende Struktur in Outlook (.pst-Dateien?)
nachbilden, oder muss ich einen anderen Aufbau vornehmen?

Es gibt im Outlook auch die Möglichkeit Ordner anzulegen, allerdings
kann ich Dir nicht sagen, inwieweit man das automatisch machen kann.
bzw. die Ordnerstruktur eins zu eins übertragen werden kann.

Gibt es dazu eventuell Literatur (Buch) in knapper Form?

Für Outlook?

Ach ja, ein Konvertierprogramm ist vorhanden, also kann man
die alten LN-Mails auch irgendwie in Outlook verwurschteln…

Hier gibt es einige am Markt und ich kenne leider keines davon, da alle kommerziell…

Dann würde ich hier mal eine (lokale) Replik einer Deiner Lotus Notes Datenbanken machen und das Konvertertool ausprobieren, wenn es denn lokal auf dem Rechner funktioniert. Ob Ordner automatisch erkannt werden, ob die Mails noch lesbar sind usw. Würde mich interessieren, welches Tool und wie das Ergebnis aussieht.

Vielleicht können Dich Eure IT-ler bei der Frage unterstützen? Sie haben das Problem wahrscheinlich nicht nur bei Dir…

Für einzelne Mails mag es angehen, daß man mit Drag&Drop die E-mails aus Lotus Notes auf dem Dateisystem ablegt.

Jede E-mail wird automatisch als einzelne *.eml-Datei gespeichert. Das Dateiformat kann durch Outlook gelesen werden, so daß man die E-mail mit Outlook wieder bearbeiten kann. Dies geht auch mit mehreren markierten Mails auf einmal.

lg,
vordprefect

Wiz · 14. November 2019 um 08:27

Hallo,

zu einer professionellen Migration gehört immer auch die Bereitstellung von Tools zur Konvertierung von archivierten Mails nebst deren gescriptetem Einsatz. D.h. da müsste rechtzeitig vorher eine Abfrage kommen, wer was wo an archivierten Mails hat, und dann ggf. eine Anweisung wohin die zwecks Konvertierung zu speichern/zu schicken sind. Dann lässt man das Script laufen und konvertiert die durch, und stellt die Outlook-kompatiblen Daten wieder bereit.

Ggf. einfach mal beim Anwendersupport nachfragen, wie und wann das geplant ist.

Gruß vom Wiz

Reinhard_Lemp · 14. November 2019 um 08:28

Hallo Wiz,

das Konvertieren funktioniert angeblich, wenn auch langsam. Aber das kann man ja dann über Nacht machen. Inwieweit das dann von Outlook lesbar ist weiß ich noch nicht, es soll aber angeblich funktionieren.

LN wird bei uns zum Glück nur als Mailprogramm abgeschafft, denn wir haben irre viele (selbst geschriebene?) Applikationen (z.B. einen Teamkalender, Tools zur Auftragsbearbeitung, usw.) am Laufen, die nicht ad-hoc auf Outlook umgestellt werden können.

Meine Hauptsorge ist, ob ich meine unter Outlook ankommenden Mails in einer ähnlichen Struktur wie bei LN archivieren kann, trotz einem jetzt größeren Postfach von 2,5 GB. Das wird dann aber auch irgendwann unübersichtlich.

Also nochmals konkret die Frage: Werden bei Outlook alle Mails in nur einer Datenbank gehalten, oder kann ich meine (archivierten) Mails in mehreren Datenbanken (mit Unterordnern, wie von vordprefect bereits bestätigt), speichern, zwischen denen ich bei Bedarf problemlos umschalten kann?

Danke im Voraus.

Grüße

/Reinhard

Reinhard_Lemp · 14. November 2019 um 10:46

Hallo Interessierte,

der Umstieg auf Outlook hat super geklappt. Die Lotus Notes Mails aus meinen diversen Datenbanken wurden alle fehlerfrei mittels eines Tools konvertiert, und jede LN-Datenbank wurde in eine eigene Outlook-PST-Datei konvertiert. Die können dann in Outlook eingebunden werden.

Was an Outlook nervt, ist, dass es im Vergleich zu LN unübersichtlich ist. Was auf jeden Fall besser ist, sind die Formatierungsmöglichkeiten (Mails im HTML-Format) und die gute Einbindung in MS-Office 365.

Grüße

/Reinhard