Vereinsbuchführung: Belegnummerierung

Wissenschaft Wirtschaftswissenschaften
#1

Hallo zusammen,

ich bin Kassenführerin in einem kleinen Verein. Ich erledige die Buchhaltung in Excel, womit ich grundsätzlich keine Probleme habe. Die Buchhaltung habe ich unterteilt in verschiedene Konten, als Gegenkonto fungiert entweder Kasse bei einer Barzahlung oder Bank bei bargeldloser Zahlung. Für die Belegnummerierung habe ich zwei „Kreise“, der eine für Bankbelege, der andere für Kassenbelege. Und da liegt der Kasus Knacktus: Bei einer Einzahlung von Kasse an Bank vergebe ich für den Entnahmebeleg  der Kassse (also die Einzahlungsquittung der Bank) Nummer x. Die selbe Nummer x müsste ja nun auch bei der Buchung im Konto Bank auftauchen. Dies passt eben leider nie, da ich in der Kasse viel mehr Belege habe und entsprechend schon eine viel höhere Nummerierung an der Reihe ist, als beim Konto Bank.

Ich habe bereits überlegt, meine Nummerierung neu zu vergeben und nur einen „Kreis“ heranzuziehen. Dies halte ich aber - von meinem damit gelösten Problem - für unübersichtlicher.

Wo liegt mein Denkfehler? Kann mir einer einen Tipp geben? Danke!

#2

Hallo Sabrina-Mia,

ich habe eine ähnliche Sache bei mir in der Buchhaltung. Ich habe die beiden Nummernkreise durch einen Zusatz differenziert. Ich schreibe jeweils 2 Kürzel vor die Nummern (z.B.: KA13-11-01 für Kassenbeleg und MO13-11-01 für Montagebelege). Dadurch komme ich nie durcheinander obwohl ich das selbe Nummernsystem benutze.

Bei deiner Einzahlung von Kasse an Bank würde ich mich festlegen. Immer den Beleg der Kasse oder der Bank zuordnen.
Bei mir siehts folgendermaßen aus: Bei der Bankbuchung hinterlege ich mir das Kassenkürzel - und weiß damit sofort wo der Beleg zu finden ist.

VG
Christian

#3

Hallo,

die Bank und die Kase führen unabhängig voneinander eigene Nummernkreise. Diese werden sich nie decken.

Im Falle einer Geldbewegung zwischen den Beiden bucht man: Geldtransit an Bank

und dann in der Kasse: Kasse an Geldtransit.

Die Belgnummern brauchen sich nicht decken.

Geldtransi muß am Monatsabschluß immer ausgeglichen sein (Saldo 0,-)

Das ist alles

Jo

#4

Hallo Sabrina,

Joachim P. hat das zutreffend erklärt.

Zur Ergänzung vielleicht noch:

Wenn man Geldbewegungen zwischen Kasse und Bank nicht über Transit bucht, ist man grade bei Erfassung mit einer einfachen Tabellenkalkulation völlig aufgeschmissen, weil man dann weder bei der Kasse noch bei der Bank eine Abstimmsumme benutzen kann - das ist bei „Buchen“ unter excel fatal, weil da immer alles „richtig“ aussieht, auch wenn z.B. bei copy & paste von Funktionen Fehler gemacht worden sind. Aber auch mit eigentlichen FiBu-Anwendungen kann man ohne Transitkonto diese Vorgänge nicht kassenbericht- und auszugskonform buchen, sondern holpert immer über Buchungen, die bereits „von der anderen Seite“ her erfasst sind. Da kommt nichts Gutes bei raus.

Da Du sicherlich nicht tagesgenau buchst, sondern gesammelte Belege im Nachhinein erfasst, hast Du den Vorteil, dass Du bei der Geldbewegung in der Kasse bereits den Auszug von der Bank kennst und die Kassenbuchung mit einer entsprechenden Referenz versehen kannst. Die Nummer dieses Auszugs ist aber nicht die Nummer des Kassenvorgangs, sondern sie kommt in den Text zur Kassenbuchung. Umgekehrt kann bei der Bankbuchung die Nummer des Kassenvorgangs im Textfeld erfasst werden.

Schöne Grüße

Dä Blumepeder

#5

Hallo,

die Lösung mittels Transoitkonto, wie sie von Joachim P vorgeschlagen wurde,
würde ich favorisieren.

Viele Grüße

#6

Hallo zusammen, Ihr habt mir alle sehr geholfen, vielen Dank! Ich denke, ich werde ein Transit-Konto einführen. _Schönen Gruß,_Sabrina