Vereinsbuchhaltung: Wie kann ich Umsatz und Ausgaben im Vormonat korrigieren?

Geld & Sparen Bank & Zahlungsverkehr
#1

Hallo!

Ich sitze gerade an meiner Vereinsbuchhaltung Dezember und habe folgenden Sachverhalt:

Im Oktober hatten wir ein Vereinsfest. Mehrere Ausgabenbelege wurden an diesem Tag direkt bar aus der Kasse an den Einkäufer ausbezahlt. So wurde es mir zumindest gesagt (ich selbst hatte eine Vertreterin an diesem Tag mit der Kasse beauftragt). Im Dezember habe ich erfahren, dass das Geld nicht ausbezahlt wurde. Ich musste die Ausgaben im Dezember noch an den Einkäufer überweisen (das gibt eine Buchung auf der Bank - klar)

Im Oktober-Kassenbericht habe ich einen Umsatz (von z. B. 1000 €) und Ausgaben (von z. B. 200 €). Der Kassenbestand ist also 800 € am Schluss. Nun müssen die Ausgaben wieder storniert werden (0 €) und der Umsatz auf 800 € korrigiert werden.

Ich habe zwei Möglichkeiten:

  1. Ich storniere die Ausgaben-Buchungen im Oktober und korrigiere die Umsatzbuchung im Oktober mit Buchungsdatum Dezember oder
  2. ich lasse die Buchungen im Oktober wie sie sind und erfasse im Dezember die Ausgaben als Einnahmen und erfasse eine Umsatzbuchung über 200 €?

Beides ist im Programm technisch möglich.

Ich weiß, dass das Prozedere am Fest und beide beschriebene Lösungen nicht richtig sein können, aber das kann ich nun nicht mehr ändern. Welche Buchungen sind allerdings das „richtigere“ Übel?

Danke für eure Hilfe.
Sally

#2

Bring mal Licht ins Dunkel.

Wieso muss man Buchungen ändern, die gar nicht stattgefunden haben ?
Und ist nun Geld in bar entnommen worden ? Wozu und wo ist es geblieben ?
Ausgaben vom Fest sind doch nicht bezahlt worden.

Alles bisschen merkwürdig, oder findest Du nicht ?

#3

Ich hatte einen Beleg in meiner Kasse, zu dem ich die Info erhalten habe, dass der Einkäufer, seine Auslagenerstattung bereits aus dem Umsatz erhalten hat. Deshalb habe ich diesen Beleg Ende Oktober gebucht. Aber das Geld ist tatsächlich nicht ausbezahlt worden - der Betrag gehört also in den Umsatz. Ist es so verständlicher?

#4

Nein. Kläre erstmal, ob es sich um Einnahmen oder Ausgaben handelt, und kläre auch, ob zu viel oder zu wenig erfasst wurde.

Also bspw. alter Monat: Ausgabe gebucht - x € Ausgabe tatsächlich y €
neuer Monat: Ausgabe tatsächich x €

Dann sag nochmal, ob du tatsächlich buchst (mit Konten - ggf. gib des Kontenrahmen an, wenn du ihn kennst) oder ob du nur ein einfaches Kassenbuch führst.

Dann kann man dir auch Hinweise geben!

#5

Damit wir nicht aneinander vorbeischreiben, nachfolgend kurz der Vorgang rund um das Fest:
Ich übergebe meiner Vertreterin das Wechselgeld. Das Fest läuft. Geld wird eingenommen. Ein Beleg wird dazugelegt. Alles wird mir übergeben mit dem Hinweis dass der Mensch, der die Ausgaben laut Beleg hatte, das Geld bereits aus dem Umsatz erhalten hat. Folgende Rechnung mache ich deshalb, um den Umsatz zu ermitteln:
Gezählte Kasse z. B. 2000 € ./. Wechselgeld z. B. 1200 € + Betrag des Beleges 200 € = Umsatz 1000 €.

Buchungen:

Oktober: Anfangsbestand Kasse: 0 €

  • Einzahlung Umsatz: 1000 €
    ./. Ausgabe lt. Beleg : 200 €
    Endbestand Kasse: 800 €

Einzahlung an Bank (im Folgemonat): 800 €

Nun kommt der Einkäufer, der auch den Beleg während des Festes abgegeben hat und behauptet, dass er das Geld noch nicht erhalten hat. Rückfrage bei meiner Vertreterin ergibt, dass er es tatsächlich nicht erhalten hat sondern nur den Beleg abgegeben hat und der Betrag noch überwiesen werden muss.

Die Errechnung des Umsatzes lautet nun:
Gezählte Kasse z. B. 2000 € ./. Wechselgeld z. B. 1200 € = Umsatz 800 €.

Und nun nochmals die Frage: Wie korrigiere ich jetzt meine Buchungen?

Ich buche tatsächlich mit Kontenrahmen, Name weiß ich leider nicht.

#6

Aufwand an Bank

#7

Ja, sehe ich auch so!
Du hast ja bereits alles wieder in die Bank gebucht…

#8

Hallo Sally,

korrigiere - nachvollziehbar!!! - jetzt und texte entsprechend.

Und ab 01.01.2018 hältst Du Dich bitte striktestens daran, dass eine Kasse jederzeit sturzfähig sein muss. Und wenn da steht muss, dann ist das auch so zu verstehen. Außerdem müssen Kassenberichte zeitnah aufgezeichnet und verbucht werden, es kann nicht angehen, dass jetzt noch in Vorgängen aus Oktober herumgewurstet wird. Im Fall eines e.V. mit ehrenamtlichen Helfern ist gegen Aufzeichnungen mit vielleicht zwei bis drei Wochen Nachklapp nichts einzuwenden, aber über zwei Monate hinterdreinhoppeln geht gar nicht.

Das heißt, dass jeder, der mit einer Kasse zu tun hat, den Kassenbericht strikt und stur nach dem abfassen muss, was an Geld in die Kasse reinkommt und aus der Kasse rausgeht. Forderungen und Verbindlichkeiten haben in einem Kassenbuch nichts, ich wiederhole überhaupt gar nichts verloren. Und wenn der Beleg von Metzger Auwärter vom 13.09. eben erst am 25.09. demjenigen erstattet wird, der das Geld ausgelegt hat, dann gehört er eben in Gottes Namen zum Datum 25.09., als das Geld aus der Kasse rausgezählt worden ist.

Jedes phantasievolle Herumbuchen in einer Kasse, das dazu führt, dass diese nicht jederzeit sturzfähig ist, kann zum

VERWERFEN DER AUFZEICHNUNGEN und

VOLLSCHÄTZUNG

führen. Das ist sowas wie der GAU für einen gemeinnützigen Verein.

Und mach das ruhig auch den andren klar. Das unterhaltsame Hin- und Herbuchen ist nur solange lustig und nicht so wichtig, wie der e.V. nicht aus welchem Grund auch immer ins Visier des Fiskus gerät.

Schöne Grüße

MM

#9

Servus,

es wurde kein Kassenbuch geführt, die Einnahmen aus einer Veranstaltung des Vereins wurden anhand des Kassenbestandes geschätzt. Bekannt war dabei nur der Kassenbestand nach Abschluss der Veranstaltung und die Vermutung, es sei bereits eine Ausgabe für irgendwelches Material abgeflossen. Die vermuteten Einnahmen aus der Veranstaltung wurden dann als „Kassenbestand nach Veranstaltung plus vermutete Ausgabe“ ermittelt.

Wochen später stellte sich heraus, dass die Ausgabe nicht geflossen war und die Einnahmen um deren Betrag niedriger gewesen waren.

Egal, wie man die Korrektur jetzt macht, bedeuten die Korrekturbuchungen so viel wie das Winken mit einer großen Flagge, auf der steht: „Achtung! Hier werden Bargeldvorgänge nicht aufgezeichnet, es gibt kein Kassenbuch, gebucht wird nach Gefühl - Bitte schätzen!“

Schöne Grüße

MM

#10

Vielen Dank an euch alle!

Und noch kurz zu meiner Verteidigung: Natürlich führe ich jederzeit ein handschriftliches Kassenbuch, so dass der Kassensturz jederzeit möglich ist. Das Verbuchen im Programm geschieht am Monatsende. Dass der Oktober korrigiert werden muss, lag ja einfach daran, dass der Einkäufer sich erst Ende November gemeldet hat, dass er das Geld nicht erhalten hat. Der Kassensturz hätte jederzeit mit den schriftlichen Aufzeichnungen übereingestimmt. Dass das Finanzamt hier nicht einverstanden gewesen wäre, ist mir natürlich klar.

Also nochmals vielen Dank und schönen Abend!

#11

Servus,

das hier

lässt klar erkennen, dass weder Einnahmen noch Ausgaben im Oktober zutreffend im Kassenbericht aufgezeichnet worden sind.

Und das ist wie gesagt Grund genug, ihn schlicht zu verwerfen und durch eine Vollschätzung zu ersetzen.

Es geht hier nicht darum, ob irgendjemand „schuld ist“. Es geht darum, dass die Aufzeichnung von Einnahmen und Ausgaben so organisiert werden muss, dass es dabei keine Schätzungen und keien Zufälle geben kann.

Schöne Grüße

MM