§20 Gliederung der Verwaltung
Mit dem dritten Abschnitt „Verwaltung" geht es in die tägliche Praxis und das Zusammenspiel der einzelnen Verwaltungs-„Organe". Das Gesetz gliedert die Verwaltung von Wohnungseigentum in drei Bereiche:
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Beschließender Teil (§§ 21 bis 25 WEG): Die Wohnungseigentümer in ihrer Gesamtheit.
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Ausführender Teil (§§ 26 bis 28 WEG): Der Verwalter.
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Unterstützender Teil (§29 WEG): Der Verwaltungsbeirat (vom Gesetz nicht zwingend vorgeschrieben).
§26 Bestellung und Abberufung des Verwalters
Die Bestellung des (vom Gesetz zwingend vorgeschriebenen) Verwalters erfolgt durch Mehrheitsbeschluss der Versammlung (interne Willensbildung der Versammlung ohne Bindungswirkung für den Verwalter). Erst wenn der Verwalter diesen Antrag der Gemeinschaft annimmt, kommt die Bestellung rechtswirksam zustande. Der Zeitraum für eine Verwalterbestellung ist seit 1973 auf max. 5 Jahre begrenzt.
Beschränkungen des gesetzlichen Pflichtenkreises des Verwalters sind nicht zulässig, z.B. er soll nur die Buchhaltung erledigen, über Instandsetzungsmaßnahmen entscheidet der Beirat etc…
Die Abberufung eines Verwalters kann (nicht muss) auf das Vorliegen eines „wichtigen“ Grundes beschränkt werden. Ein wichtiger Grund wäre Veruntreuung, Tätlichkeiten des Verwalters etc… Ist die Begründung strittig, muss auf Antrag der WEG-Richter darüber entscheiden.
Zu Absatz 2:
Eine wiederholte Bestellung des Verwalters (Wiederwahl) ist zulässig. Sie darf aber erst im vorletzten Jahr seines zurzeit noch laufenden Bestellzeitraumes erfolgen.
Zu Absatz 3:
Fehlt ein Verwalter, kann auf Antrag eines Wohnungseigentümers (nach § 21 Absatz 4 WEG kann jeder Eigentümer eine „Verwaltung" verlangen) oder eines Dritten mit berechtigtem Interesse (z.B. eine beleihende Hypothekenbank, die das „Abrutschen" der Gemeinschaft durch fehlende Gebäudeversicherung oder Instandsetzung feststellt) der Amtsrichter einen „Notverwalter" bestellen. Der Notverwalter hat dann nur den Mangel (Fehlen eines Verwalters) durch Einladung zur Eigentümerversammlung mit dem Tagesordnungspunkt „Verwalterbestellung" zu beheben.
Zu Absatz 4:
Sofern bei Wohnungsverkäufen die Zustimmung des Verwalters in der Gemeinschaftsordnung festgeschrieben ist, sind die Unterschriften auf der Beschluss-Niederschrift (§ 24 Absatz 6 WEG) zur Verwalterbestellung von einem Notar zu beglaubigen.
§ 27 Aufgaben und Befugnisse des Verwalters
Absatz l beschreibt in Ziffer 1-4 die unabdingbaren Mindestaufgaben (Pflichten) des Verwalters, die weder durch Vertrag noch sonst wie eingeschränkt werden dürfen. Denn er ist berechtigt und verpflichtet:
l. Beschlüsse durchzuführen und für die Durchführung (Beachtung) der Hausordnung durch die Wohnungseigentümer zu sorgen. Er kann die Hausordnung aber nicht durchsetzen, sondern bei Verstößen nur abmahnen. Andernfalls empfiehlt es sich, die Eigentümerversammlung über Gegenmaßnahmen entscheiden zu lassen. Außerdem hat nur der einzelne Eigentümer (nicht der Verwalter) bei derartigen Verstößen das Klagerecht gemäß § 43 Abs. l Ziffer l WEG.
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Er hat die für die ordnungsmäßige Instandhaltung/Instandsetzung des gemeinschaftlichen Eigentums erforderlichen Maßnahmen zu treffen. Maßnahmen im Erreich des gemeinschaftlichen Eigentums kann und darf er aber nur einleiten, sofern dafür ein Versammlungsbeschluss als Weisung der Gemeinschaft vorliegt. Die Instandsetzungspflicht für das Sondereigentum - selbst bei Leitungswasserschäden. - liegt nach § 14 WEG bei den einzelnen Wohnungseigentümern. .Außerdem heißt „Maßnahmen einleiten" nicht, dass der Verwalter selbst tätig wird, veranlasst! Veranlassen bedeutet: Er muss Fachleute mit der Schadensklärung und Beseitigung beauftragen, bei technisch komplizierten Details notfalls den RAT EINES Sachverständigen einholen.
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Nur in dingenden Fällen kann und muss der Verwalter ohne Versammlungsbeschluss handeln, wenn es sich um die Abwehr eines Schadens am gemeinschaftlichen Eigentum handelt. Die gleiche Pflicht ist übrigens jedem Wohnungseigentümer durch § 21 Abs. 2 WEG auferlegt.
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Die Verwaltung gemeinschaftlicher Gelder gehört ebenfalls zu den unabdingbaren Pflichten des Verwalters. Daraus ergibt sich deutlich, dass er diese gemeinschaftlichen Gelder nicht anderweitig, z.B. für Instandsetzungsmaßnahmen im Sondereigentum - auch nicht vorübergehend - einsetzen darf.
Absatz 2 spricht nur von einer „Berechtigung" des Verwalters zu Maßnahmen, die er im Namen aller Wohnungseigentümer und mit Wirkung für und gegen sie durchführen kann. Die Berechtigung des Verwalters kann durch Verwaltervertrag und Beschlüsse (im beiderseitigen Einvernehmen) oder auch auf die Mitwirkung Dritter (z.B. Beirat) erweitert werden.
Ziffer 1: Kommt in der Praxis (bis auf mit öffentlichen Mitteln geförderte Baumaßnahmen oder die gemeinschaftliche Hausmeisterwohnung) kaum zur Anwendung. Jeder Eigentümer hat für sein Sondereigentum seine eigenen Darlehens-/Hypothekenverträge, die er selbst bedient.
Ziffer 2: Hierunter fällt der gesamte Zahlungsverkehr und die Veranlassung von Leistungen zu Gunsten des gemeinschaftlichen Eigentums und somit der Eigentümergemeinschaft.
Ziffer 3: Für Willenserklärungen und Zustellungen an Eigentümer, insbesondere von Dritten (z.B. Behörde mit Ordnungsverfügung oder Mahnbescheid eines Lieferanten etc.), die an alle Eigentümer gerichtet sind, ist der Verwalter Zustellungsvertreter, d.h. die Zustellung an den Verwalter gilt gleichzeitig als Zustellung an alle Wohnungseigentümer. In diesem Fall muss der Verwalter die Eigentümer informieren und besonders auf mögliche Fristen achten. Zur eigenen Entlastung der Amtsstuben stellen inzwischen die Gerichte dem Verwalter auch Beschlussanfechtungen mit dem fälschlichen Hinweis auf ein BGH-Urteil (indem es sich um einen Mahnbescheid eines Dritten an die EG handelt) zu. Somit handelt es sich um eine Zustellung an die „restlichen" Eigentümer, da der Antragsteller ausgenommen bleibt.
Ziffer 4: Der Verwalter hat Maßnahmen zur Fristenwahrung zu treffen. Aus seinen Verwaltungsakten kennt er die Termine. z.B. um die Eigentümerversammlung rechtzeitig auf den Ablauf einer Gewährleistungsfrist und eventuell notwendige Beweissicherung aufmerksam zu machen oder die Kündigungsfrist für vermietete, gemeinschaftliche Räume zu beachten etc…
Ziffer 5: Ein selbständiges Klagerecht, z.B. bei Hausgeldrückstand oder gegen säumige Handwerker hat der Verwalter nicht. Dazu ist ein gesonderter - im Umfang möglichst klar beschriebener - Beschluss der Eigentümerversammlung notwendig. Dabei sollte auch gleich geregelt werden, ob die Klage im Namen aller Wohnungseigentümer oder im eigenen Namen (im Namen des Verwalters als „Prozeßstandschafters") erhoben werden, aus welchem Konto die Kosten zu zahlen sind und in welchem Umfang der Verwalter von der Haftung (er gibt nur seinen Namen her) befreit sein soll.
Ziffer 6: Die für den Fernsprech- oder Energieanschluss erforderlichen Erklärungen an die Unternehmen abzugeben, denn die Kabel und Verteilungen werden im Bereich des gemeinschaftlichen Eigentums verlegt.
Absatz 3 besagt ausdrücklich, dass im Gesetz keine Einschränkung der in den Absätzen l und 2 aufgeführten Aufgaben und Befugnisse erlaubt sind. Dagegen steht einer Erweiterung nichts entgegen.
Absatz 4 verpflichtet den Verwalter, Gelder der Eigentümergemeinschaft nicht mit seinem privaten Vermögen zu vermischen. Da eine Eigentümergemeinschaft nicht rechtsfähig ist, kann sie formal nur mit Unterschrift aller Eigentümer ein Bankkonto eröffnen. Deshalb empfiehlt sich die Einrichtung eines offenen Treuhandkontos, aus dem klar zu erkennen ist, wem das Konto gehört und wer verfügungsberechtigt ist. Die Allein-Verfügung des Verwalters über die gemeinschaftlichen Gelder kann von der Zustimmung eines Wohnungseigentümers (Beirat) oder Dritten (durch Beschluss oder Vereinbarung im Verwaltervertrag) abhängig gemacht bzw. eingeschränkt werden. Beispiel: Zweite Unterschrift des Beiratsvorsitzenden für Entnahmen aus dem Rücklagenkonto. Die Verantwortung über die Vermögensverwaltung bleibt jedoch beim Verwalter.
Absatz 5 billigt dem Verwalter die Ausstellung einer Vollmachtsurkunde zu, damit er sich bei Auseinandersetzungen wirksam legitimieren und seine Befugnisse nachweisen kann.
§28 Wirtschaftsplan, Rechnungslegung
Hier werden Einzelheiten über das Abrechnungsjahr, den Geldeinzug, den Verwendungsnachweis und die Abrechnung der gemeinschaftlichen Gelder behandelt.
Schon im ersten Absatz ist das Kalenderjahr als Wirtschaftsjahr bestimmt. Natürlich kann in einer Gemeinschaftsordnung ein abweichendes Wirtschaftsjahr festgelegt sein. Außerdem wird oft übersehen, dass vom Verwalter für jedes Kalenderjahr ein Wirtschaftsplan aufzustellen ist. Wenn das Januar-Hausgeld nicht hereinkommt, braucht sich der Verwalter nicht wundern. Vielleicht hat er für das neue Kalenderjahr keinen neuen Wirtschaftsplan beschließen lassen.
Der nachvollziehbare Wirtschaftsplan sollte enthalten:
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Die voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben für das gemeinschaftliche Eigentum als Gesamtsummen.
Unter Einnahmen sind z.B. zu verstehen: Mieterträge aus Hausmeisterwohnung oder Gemeinschaftsflächen und -anlagen (Stellplätze, Kellerräume, Wasch-/Trockner-/Automaten-Gelder etc.).
Unter Ausgaben fallen alle Kosten der Bewirtschaftung einschließlich Instandhaltung und Instandsetzung, gegebenenfalls auch Kosten aus WEG-Verfahren.
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Den Verteilerschlüssel, aus dem sich der Kostenanteil je Sondereigentum errechnen lässt. Da die Kostenverteilerschlüssel je Kostenart unterschiedlich sein können, ist für einen nachvollziehbaren Wirtschaftsplan (später auch in der Jahresabrechnung) eine Auflistung der einzelnen Kostenarten mit dem jeweils vereinbarten Kostenverteilerschlüssel notwendig.
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Ebenfalls den gesonderten Ausweis der vom Eigentümer anteilig einzuzahlenden Instandhaltungsrücklage.
Die Vorschusspflicht der Wohnungseigentümer ergibt sich aus dem Mehrheitsbeschluss, mit dem ein Wirtschaftsplan anerkannt wurde. Der Beschluss sollte gleichzeitig (zweckmäßigerweise grundsätzlich für die Zukunft) einen festen Zahlungs-Fälligkeits-Termin (z.B. bis zum 3. eines Monats) festlegen. In diesem Falle besteht für den Verwalter keine Mahnpflicht, wenn Eigentümer mit der Hausgeldzahlung rückständig werden.
Nach Ablauf des Kalender-/Wirtschaftsjahres hat der Verwalter über die vereinnahmten Gelder abzurechnen. In der Praxis sollte dies im ersten Halbjahr des Folgejahres möglich sein.
Wenn es ums Geld geht, hört der Spaß auf. Kommen bei den Eigentümern Bedenken wegen eventueller Unregelmäßigkeiten in der Vermögensverwaltung, können sie durch Mehrheitsbeschluss jederzeit vom Verwalter eine Rechnungslegung verlangen. Rechnungslegung bedeutet Kassensturz und Nachweis über die Mittelverwendung für alle Eigentümer ohne Einzelabrechnung mit dem Einzel-Eigentümer.
Das oberste Entscheidungsgremium - die Eigentümerversammlung - beschließt über Anerkennung oder Ablehnung von Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Rechnungslegung.
Dies sind nur Auszüge, die Verwaltertätigkeit umreißt viel mehr – man sollte sich sehr gut überlegen, ob die WEGem. auf einen Verwalter verzichten kann!!??
Gruss
Marie