Was passiert bei einem Audit?

Behörden & Recht Qualitäts- & Umweltmanagement
#1

Hallo.

Ich bin gerade in den Anfängen eines QM in meiner Zahnarztpraxis und habe wohl noch einiges zu lernen. Nun möchte ich mal wissen was eigentlich genau bei einem externen Audit passiert.

Was wird geprüft, wie lange dauert sowas usw.

Danke

Stefan

#2

Hallo Stefan,

Was wird geprüft, wie lange dauert sowas usw.

Schwierig, darauf eine allgemeingültige Antwort zu geben. Mit QM-Systemen in Zahnarztpraxen kenne ich mich nicht aus, doch gehe ich mal davon aus, das ein Audit dort im Prinzip genauso abläuft, wie in anderen Unternehmen.

Was der Auditor prüft, hängt im Wesentlichen von deiner Dokumentation ab. Ein Auditor kann immer nur einen Soll-Ist-Vergleich machen. D.h. er überprüft ob du nach deinen selbst erstellten Vorgaben, Prozessen und Arbeitsanweisungen arbeitest.
Deine Dokumente müssen natürlich konform mit ISO 9001:2000 (?) sein.
Ein Auditor kann immer nur das überprüfen, was du ihm zeigst, wobei seine Aufgabe ist, nach objektiven Beweisen zu suchen, daß das QM-System funktioniert. Seine Aufgabe ist nicht, nach Schwachstellen zu suchen um viele Abweichungspunkte zu finden. Geh davon aus, daß er dir helfen will, dein System zu optimieren. Du bist der Kunde!

Üblicherweise wird gefragt nach:

  1. Gibt es eine Qualitätspolitik und ist die im Unternehmen bekannt. Die Qualitätspolitik definierst du selbst, z.B. über Kundenzufriedenheit, Mitarbeitermotivation oder, in deinem Fall, Prophylaxe statt „Reparatur“ als Qualitätsziel usw.
  2. Ausbildung. Wird ein Ausbildungsbedarf für die Mitarbeiter (und für dich, sprich Weiterbildung) ermittelt, danach ein Ausbildungsplan erstellt und nach entsprechenden Schulungen die Wirksamkeit überprüft.
  3. Kontinuierliche Verbesserungen. Existiert ein Plan das QM-System ständig zu überprüfen, zu bewerten (Kennzahlen) und zu verbessern. In einer Praxis könnte das z.B. sein, die Wartezeit der Patienten zu verkürzen oder anhand von Patientenbefragungen (Stichwort Kundenzufriedenheit) einfühlsamer oder schneller oder langsamer oder schmerzfreier oder was weiß ich wie zu behandeln usw. Auch diese Verbesserungen definierst du selbst und der Fortgang wird dann jedes Mal vom Auditor überprüft. Hier könnte auch die Einführung neuer (oder alternativer) Behandlungsmethoden oder die Anschaffung neuer Geräte genannt sein.
  4. Sind die Dokumente (Prozeßbeschreibungen, Arbeitsanweisungen usw.) aktuell, genehmigt und allen Mitarbeitern zugänglich und bekannt. Wird danach auch gearbeitet? Das klärt der Auditor, indem er deine Asistentinnen befragt.
  5. Interne Audits. D.h. Überprüfung des QM-Systems durch ausgebildete interne Auditoren, die aber unabhängig von deiner Praxis sind (sich selbst auditieren is nich). Das könnte in deinem Fall über ausgebildete Auditoren anderer Zahnarztpraxen laufen. (Ich könnte ja auch mal vorbeikommen. Bin interner Auditor und muß demnächst eh mal wieder einen Termin beim Zahnarzt machen :frowning:
  6. Beachtung von gesetzlichen Vorschriften. Das geht von einer korrekten Abrechnug bis zur Überprüfung und Einhaltung von Vorschriften der Röntgenanlage. Sind alle gesetzlichen Vorschriften auf dem aktuellen Stand, werden alte Vorschriften vernichtet oder als ungültig gekennzeichnet usw. Das Stichwort ist hier: Lenkung von Dokumenten.

So, das ist jetzt eine Liste, die sicherlich so oder ähnlich abgefragt wird ohne Anspruch auf Vollständigkeit.

Über den zeitlichen Umfang kann ich wenig sagen. Bei der Erstzertifizierung dauert das Ganze natürlich länger, da zunächst eine Dokumentenprüfung stattfindet, ob diese i.O. sind, so daß eine Überprüfung überhaupt sinnvoll ist. Ich könnte mir vorstellen, daß eine Erstzertifizierung in 8 Mannstunden machbar ist. Das ist aber jetzt nur meine persönliche Schätzung.

Hoffe ein wenig geholfen zu haben.

Schmerzfreie Grüße
Roland

#3

Hallo Stefan

Ich bin gerade in den Anfängen eines QM in meiner
Zahnarztpraxis und habe wohl noch einiges zu lernen. Nun
möchte ich mal wissen was eigentlich genau bei einem externen
Audit passiert.

Was wird geprüft, wie lange dauert sowas usw.

Das kommt darauf an :smile:)
Der Auditor schaut sich erst einmal Eure Dokumentation an, damit er ein Gefühl für Eure Organisation bekommt.
Dann kommt er mit mehr oder weniger klaren Fragen, um das gelesene in der Wirklichkeit zu überprüfen.
In einer Zahnarztpraxis kann ich mir vorstellen, das ein Auditor sich schildern lässt, wie ein neuer Patient aufgenommen wird, über die Behandlung und Rechnungsstellung, bis zur Überprüfung des Zahlungseinganges.
Da gibt es dann zahlreiche Möglichkeiten, wie er z.B.
-Lenkung der Dokumente und Daten abfragt. Dazu gehört Aufbewahrung von Patiendaten (Ist bekannt wie lange die Aufbewahrungsfristen sind? Wie werden sie gegen Verlust gesichert? Wie wird sichergstellt, das der richtige Patient die Rechnung bekommt? etc.)
-ständige Verbessserung (Was machen sie damit so ein Fehler nie wieder auftritt?)
Das nur als ganz kleiner Auszug.

Für eine Zahnarztpraxis mit bis zu 5 Mitarbeitern würde ich mal einen halben Tag vor Ort schätzen.

Danke

Keine Ursache

Gruss
Karsten

#4

praxis promotion
Hallo,

hast du schon den bewertungskatalog angefordert?

Zertifizierungsstellen sind für ein Audit nach ISO 9001

DAP Deutsches Akkreditierungssystem Prüfwesen GmbH, Albert-Einstein-Str. 16, 12489 Berlin
Dekra Certification Services (DCS) GmbH, Handwerkstr. 15, 70565 Stuttgart
Deutsche Gesellschaft zur Zertifizierung von Managementsystemen mbH, August-Schanz-Str. 21a, 60433 Frankfurt
Det Norske Veritas Zertifizierungs GmbH, Schnieringshof 10, 45329 Essen
Europäisches Institut zur Zertifizierung von Managementsystemen und Personal, Auchertwiesenweg 5, 89081 Ulm
Eurozert Gesellschaft für Zertifizierung von Personal und Qualitätsmanagement-Systemen mbH, Frenzenstr. 6a, 50374 Erftstadt
Global Cert GmbH, Daimlerstraße 9, 78559 Gosheim
IFTA Institut für Tiergesundheit und Agrarökologie, Neukirchstr. 26, 13089 Berlin
IHK Mittelfranken, Hauptmarkt 25, 90403 Nürnberg
IQ Institut für Qualitätssicherung im Gesundheitswesen gGmbH, Kirchstr. 29, 48282 Emsdetten
LGA InterCERT GmbH, Tillystraße 2, 90431 Nürnberg
Lloyd´s Register Quality Assurance Ltd., Bonner Straße, 50968 Köln
MEDCERT Zertifizierungs- und Prüfungsgesellschaft für die Medizin GmbH, Schaarsteinweg 14, 20459 Hamburg
NIS Zertifizierungs- und Umweltgutachter GmbH, Dörnigheimer Str. 2, 63452 Hanau
Q-Zert GmbH, Bleichstraße 19, 75173 Pforzheim
SGS-ICS Gesellschaft für Zertifizierungen mbH, Raboisen 28, 20095 Hamburg
TÜV Bayern Sachsen e. V. Zentralstelle für Zertifizierung, Westendstr. 199, 80686 München
TÜV Management Service GmbH, Westendstraße 199, 80686 München
TÜV Product Service GmbH, Ridlerstr. 31, 80339 München
TÜV-Zertifizierungsgesellschaft e. V. (TÜV Rheinland und Hannover-Sachsen-Anhalt), Reuterstraße 159, 53113 Bonn
Verein zur Qualitätssicherung und Zertifizierung für den Mittelstand e. V., Saint-Privat-Str. 13, 81677 München

Gruß