Wechsel des Vereinsvorstandes

Geld & Sparen Bank & Zahlungsverkehr
#1

Hallo,

ich habe da mal eine Frage. Ich habe die Aufgabe des Kassenwartes in unserem Verein übernommen. Für dieses Jahr 2012 habe ich auch alle Unterlagen.

Der Vollständigkeithalber, habe ich den alten Kassierer um die Aushädigung der „alten“ Unterlagen gebeten. Bis jetzt will er die oder kann die nicht rausrücken.

Was soll man hier machen und was kann man machen? Für die Kassenführugn 2011 ist er entlastet worden. Scheint auch OK. Jedoch haben wir als Verein doch auch eine Aufbewahrungsfrist, oder?

Über eure Hilfe wäre ich sehr dankbar

#2

Herausgabeklage des Vereins vertr. d. d. Vorstand

#3

Servus,

als gemeinnütziger Verein habt ihr eine Belegaufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Sollte es aus irgendweinem Grund mal bei euch zu einer externen Prüfung kommen, müssen auch historishe Unterlagen einsehbar sein, damit ihm im Zeifelsfall beweisen könnt, keine Steuern hinterzogen zu haben.

Gruß RV

#4

Hallo Gärtnerin,

kommt leider häufiger vor. Oft als Rache weil man nicht wiedergwähtl wurde oder man betrachtet es als persönlichen Besitz.

Natürlich gehören die Unterlagen dem Verein, das Problem besteht darin, den ehemaligen Schatzmeister davon zu überzeugen.

Wir haben das mal so gelöst, indem wir den Schiedsmann der Stadt eingeschaltet haben. Diese Einrichtung gibt es überall. Der lädt dann beide Parteien vor (da muss er erscheinen) und da kann man sein Anliegen vortragen. Für den ehemaligen Schatzmeister ist es dann schwierig, die Zurückbehaltung der Unterlagen durchzustehen.

mfg Herbert Holstein:

#5

Hallo!
Die Unterlagen müssen ausgehändigt werden, da der Verein die Unterlagen meines Wissens nach MIND. 2 Jahre aufheben muß. Wenn der Vorgänger Ihnen die Unterlagen nicht rausrückt, dann aber sicherlich dem Vorstand. Wenn der Vorstand sich nicht darum kümmert, scheint etwas krumm zu sein :wink:
Da kann man dann als Kassierer oder Kassenwart wenig machen. Wenn der Vorstand allerdings Ihnen als neuer Kassenwart die Unterlagen nicht aushändigen will, würde ich schnellstens das Amt niederlegen…
Grüße

#6

Hallo,

der Verein ist die Steuerpflichtige (Körperschaft) und hat daher auch die Aufbewahrungsfristen zu wahren.

Außerdem muss ja gegebenenfalls noch die Steuererklärung 2011 abgegeben werden. Dazu benötigst Du ja auch die Unterlagen möglicherweise.

Ich denke, dass man zivilrechtlich einen Anspruch auf Herausgabe der Unterlagen hat.

Also: Ansprechen (durch den oder die gesetzlichen Vertreter), dann schreiben (Einschreiben mit Fristsetzung). Gegebenenfalls klagen.

Gruß
Jörg Emmerich

#7

Hallo,

wenn der alte Kassenwart entlastet wurde und vieleicht sogar nicht mehr im Vorstand ist, hat er die Unterlagen vollständig an den neu gewählten Vorstand/Kassenwart abzugeben. Er hat keinerlei Rechte, Finanzunterlagen des Vereins zurück zu behalten. gegebenenfalls auf Herausgabe gegen ihn klagen, wenn Vernunft nicht nützt.
Die Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre, ggf. für einige Unterlagen 5 Jahre, das sollte mit dem FinA besprochen werden. Wir heben alles 10 Jahre auf.

Gruß und viel Spass

Peter

Hallo,

…, habe ich den alten Kassierer um die

Aushädigung der „alten“ Unterlagen gebeten. Bis jetzt will er die oder kann die nicht rausrücken.

Was soll man hier machen… Für die
Kassenführugn 2011 ist er entlastet worden…
Jedoch haben wir als Verein doch auch eine Aufbewahrungsfrist,:oder? …

#8

Hallo Gärtnerin,
hier der Versuch einer Antwort bzw. Hilfe für Deine Problemstellung:
Das BGB-Vereinsrecht sagt zu den Themen Kassenführung, Kassenprüfung, Führung und Übergabe von Vereins-Unterlagen meines Wissens so gut wie nichts aus. Von dort ist also kaum Hilfe zu erwarten.
Derartige Dinge sollten in der Satzung, dem „Grundgesetz“ eines Vereins geregelt sein. Häufig findet man dort Formulierungen wie „Die verfassten und genehmigten Protokolle der Vereinsführung sind buchmäßig zu ordnen und archivmäßig aufzubewahren“, oder ähnlich. Sie gelten als Eigentum des Vereins zur Erfüllung von Nachweis- und Belegpflichten der Geschäftsführung.
Derartige Unterlagen sind also keineswegs Eigentum eines amtierenden bzw. ehemaligen Vorstandsmitgliedes, sondern sind Vereinseigentum, welches der amtierende Vorstand lediglich „ausleiht“ und nach Beendigung der Amtszeit ergänzt zurück gibt. Die „Entlastung“ eines Vorstandsmitgliedes oder des Gesamt-Vorstandes hat mit dieser Pflicht nichts zu tun. Sie wird ohnehin meist überbewertet und besagt nichts anderes, als dass der „Entlastete“ der Mitgliedschaft für die Entlastungszeit nicht mehr rechenschaftspflichtig ist.
Zu Deiner Frage: was kann man tun?
Der amtierende Vorstand (nicht allein der Kassenwart) sollte den entlassenen Kassenwart mit Fristensetzung zur Aushändigung des Vereinseigentums schriftlich auffordern.
Kommt der Angeschriebene dieser Aufforderung nicht nach, könnte man einen Anwalt mit der Wahrnehmung der Vereinsinteressen beauftragen.
Ich wünsche Erfolg den Bemühungen.
Mit freundlichem Gruß
Irajel

#9

Auch Hallo,

der vorherige Kassierer ist verpflichtet alle Unterlagen zu übergeben. Du solltest in Zusammenarbeit mit dem Vorstand, die Unterlagen schriftlich in einer angemessen Frist verlangen. Bei Übergabe an Dich, solltest Du einen Zeugen mitnehmen. Weiterhin solltest Du schriftlich festhalten, welche Unterlagen an Dich übergeben werden.

Hoffentlich konnte ich Dir ein wenig helfen

Gruß Nelie

#10

Hallo,
natürlich gibt es Aufbewahrungsfristen. Bei uns kann man die letzten 70 Jahre nachschauen. Ist auch für eine Chronik interessant, was früher einmal war. Wenn er sie nicht herausrückt, muss der Vorstand Druck machen, notfalls anwaltlich.
Wer nichts zu verbergen hat, kann sie zeitnah übergeben.

#11

Also die erste Frage: Ist der Verein gemeinnützig?
Wenn ja müssen die Unterlagen mindestens der letzen 5 Jahre aufgehoben werden.
Wenn nein gilt es aber genau so, denn wenn nun der Verein beschließen würde, die Gemeinnützigkeit zu beantragen, müssen dem Finazamt die Kassenbücher der letzten 5 Jahre vorgelegt werden.
Auf jeden Fall mus der vorherige Kassierer die Unterlagen herausgeben, denn diese sind nicht sein Eigentum sondern das des Vereins.
Macht er es nicht würde ich dieses Amt nicht antreten des es liegt der Verdacht nahe das Unregelmäßigkeiten vertuscht werden sollen.
mfg Jürgen Kruse

#12

sehr geehrte Anfragende,

wenn ich Sie richtig verstanden habe, ist der alte Kassierer für das Jahr 2011 entlastet worden. Trotzdem mus er bereit sein, die alten Kassenunterlagen (Berichte, Belege usw.) auf Anfrage dem neuen Vorszand zur Verfügung zu stellen. Der neue Vorsitzende sollte diese Unterlagen anfordern, weil er für die Aubbewahrund verantwortlich ist.
Der alte Kassierer gibt in aller Regel seine Unterlagen an den Nachfolger heraus, ohne dass es irgendwelche Probleme gibt.
Haben Sie eine Ahnung, welshalb er die Unterlagen nicht übertgeben will? oder ist es vielleicht nur Bequemlichkeit? Da er die Kasse im Auftrag eines Vorstandes geführt hat (wahrscheinlich gewählt auf einer Hauptversammlung), ist hat er diese Augabe für eine Hauptversammlung geführt; deshalb darf es keine Verweigerung gaben.
Mal sehen, was daraus wird.
Mit freundlichen Grüßen
G. Jacobs

#13

Hallo Gärtnerin,

Laut Gesetz 10 Jahre. Bei uns bekommt der jeweilige Kassenwart die Kassenbücher. So kann der neue Kassenwart auch Dinge zurück verfolgen, die ein oder mehrere Jahre alt sind(Gewährleistung usw.)
sieglud

#14

Hi, schon seltsam, dass er dir die Unterlagen nicht geben will. Ich war auch lange Zeit Kassenwart und habe die alten Unterlagen übergeben bekommen bzw. als ich den Posten nicht mehr wahrnehmen konnte meinem Nachfolger übergeben. Ich vermute mal stark, dass er die irgendwie verlegt hat. Ob es eine Aufbewahrungsfrist gibt und wie lange diese ist, weiß ich leider auch nicht. Wir heben unsere Unterlagen grundsätzlich lange auf, daher habe ich mich noch nie mit der Frage beschäftigt. Ich hoffe es kann dir jemand anders einen sinnvollen Tipp geben.
Viele Grüße
Nadine

#15

Guten Morgen,
entschuldigung für die späte Antwort. Ich würde an Deiner Stelle über den 1. Vorsitzenden des Vereins gehen und diesen um Unterstützung bitten. Es ist ja sicherlich für Deine Einarbeitung wichtig, wenn Du mal in die älteren Unterlagen gehen kannst. Wenn der Kassierer entlastet worden ist, kann ihm ja auch keiner mehr evtl Fehler etc. anlasten. Ein Aufbewahrungsdrist besteht auf jeden Fall für die Prüfer des Finanzamtes hinsichtlich der Gemeinnützigkeit.
mfg koesma

#16

Hallo,

der alte Kassenwart/Vorstand ist verpflichte alle Unterlagen bezüglich des Vereins an den neuen Kassenwart/Vorstand herauszugeben. Die Unterlagen sind Vereinseigentum und nicht Eigentum der jeweils im Amt befindlichen Person.

Ich würde dem alten Kassenwart ein Frist setzen zur Herausgabe. Wenn er nicht freiwillig die Unterlagen vollständig herausgibt, hilft nur noch ein Anwalt.

Gruß
Rüdiger Bein