Hallo, wir sind ein wenig verzweifelt. In unserem Unternehmen haben wir für einiges an Software Lizenzen.
Diese sind jedoch immer extrem unübersichtlich gepflegt. Meist in einem Word Dokument, oder gar Editor in dem zugehörigen Ordner.
Eventuell hat ja jemand eine Idee, wie die Lizenzen übersichtlich und für jeden zugänglich wären.
Ich freue mich über jeden Vorschlag.
Erstmal: Es wird nie übersichtlich, wenn jeder Nutzer Admin-Rechte hat und nach Lust und Laune Software installieren kann.
Wie groß ist denn das Unternehmen?
Gibt es eine IT-Abteilung, oder zumindest einen Systemadministrator?
Bei diesem sollte die Verantwortung für die Lizenzen liegen, d.h.:
Damit das alles in geordneten Bahnen abläuft, wird ein Prozess „Softwarebeschaffung und -lizenzierung“ oder sowas in der Art definiert, in dem der genaue Ablauf beschrieben wird, und wer welche Verantwortung trägt.
Gruß,
Kannitverstan
Das Unternehmen hat in etwa 500 Clients. Es hat nicht jeder User Admin Rechte. Über die installierte Software gibt es auch einen Überblick, jedoch werden die Lizenzen durch die IT nicht vernünftig dokumentiert.
Ich glaube es wird schwer, die genutzten Lizenzen in einem Excel File sauber zu dokumentieren.
Die Frage ist schon sehr allgemein verfasst… Ich glaube, dass gerade durch die Nutzung von mehreren Personen (natürlich aus der IT) auch in einem Excel File früher oder später ein Chaos entstehen würde.
Daher suche ich quasi grade nach Alternativen für Excel
Ok. Es gibt auch fertige Tools, die extra für sowas gemacht wurden.
Trotzdem: Der Erfolg jeder Lösung steht und fällt mit der Sorgfalt dessen, der sie anwendet.
Wenn also die ITler ihren Job „nicht vernünftig“ machen, kannst du benutzen was du willst.
Viel wichtiger als das richtige Tool ist, dass es einen Verantwortlichen gibt, der die Sache ernst nimmt und die Möglichkeit hat, den Beteiligten bei Schlamperei wirksam auf die Füße zu treten.
Gruß,
Kannitverstan
Naja, da geht im Prinzip jede mini Datenbankanwendung. Sowas kannst du dir in jeder Programmiersprache der Welt in 1h mit SQLite zusammenschreiben.
Aber das löst dein Problem nicht, denn wenn das hier stimmt…
ist das kein technisches, sondern ein Prozessproblem. Solange die IT das nicht dokumentieren WILL, taugt kein Tool der Welt.
„A fool with a tool is still a fool!“, heißt es ja so schön. Und auch ich vermute mal aus deinem Posting, dass das Problem bei Euch weniger am Tool als am Prozess/der Verantwortung liegt. Es gibt für dieses Thema hervorragende Software-Lösungen mit tollem Funktionsumfang (die eigentlich auch den Verantwortlichen bei Euch im Hause bekannt sein müssten, so geheim sind die nicht, denn die Hersteller wollen schließlich verkaufen).
Nur nützen die alle nichts, wenn es offensichtlich schon an den Basics mangelt. Wenn es aktuell nicht gelingt, diese über eine Excel-Tabelle, eine Access-Datenbank, ein Worddokument, … sauber abzubilden, tut man sich mit einem komplexen Tool keinen Gefallen, sondern schmeißt nur Geld raus, und erzeugt zusätzliches Chaos.
Gibt es bei Euch in der IT denn gelebte Prozesse an ITIL? Gibt es zumindest eine DSL (Definitive Software Library), in der schon mal funktionsfähig alle einsetzbare Software mit Releaseständen sauber erfasst ist? Wird Software bei Euch sauber über ein geeignetes Tool verteilt, oder wird da von irgendwelchen gerade greifbaren Datenträgern/frisch aus dem Internet gezogenen Downloads irgendwas installiert? Gibt es einen Releaseprozess, in dem man sich darum kümmert, welche Versionen mit welcher anderen eingesetzten Software sauber zusammenspielt, und damit sicherstellt, dass nur getestete Versionen in der passenden Kombination auf die Rechner kommen?
Es reicht ja nicht, dass man irgendwo den Installationskey für Software X, und ggf. dazu noch den Hinweis, dass dieser für 100 Installationen gültig ist findet (nebst aktueller Nutzer-/Geräteliste). Dazu braucht es dann eben auch die offiziell freigegebene Installationsquelle, die entsprechend auf Virenfreiheit und Kompatibilität getestet ist, und von der dann möglichst automatisch (gescripted) installiert wird, damit wirklich auch alle Installationsschritte nachvollziehbar einheitlich vorgenommen werden.
500 Clients sind eine typische Größenordnung in der bei vielen Unternehmen eigentlich die Schwelle zur Notwendigkeit einer professionellen IT nach ITIL-Prozessen, … längst schon überschritten ist, aber aufgrund gewachsener Strukturen versucht wird, sich mit Turnschuh-Administration und Selbstbaulösungen über Wasser zu halten. Das ist ein ernstes Unternehmensrisiko!
Ach, weisst du, es funktioniert ja alles! …
Den Unterschied merkt man halt erst, wenn Komponenten einmal ausfallen, sei dies durch Hardware-Defekte oder durch Malware.
Und wenn dann die Firma deshalb in den Ruin getrieben wird, stört das erst recht keinen mehr …
Da spielt halt auch wieder der Unterschied zwischen einem Patron und einem Manager. Das eigene Geld ist mehr Wert als dasjenige anderer.
MfG Peter(TOO)
Ein befreundeter Alleinunterhalter in Sachen IT war vor einigen Jahren mal in einer Bank hinter den Alpen tätig. Auftrag war eine möglichst billige Neuinstallation diverser Server. Integrationstests, DSL, Releaseprozess, … waren dort Fremdworte, und Geld wollte man dafür auch nicht ausgeben. Gerade als die ersten zig Server fertig waren, zeigte sich ein gravierendes Kompatibilitätsproblem, und er konnte zusehen, wie einer nach dem anderen in dumpfes Brüten verfiel. Profi genug, hatte er über die eigentliche Beauftragung hinaus einige Vorsichtsmaßnahmen getroffen, die Dinger schnell wieder zurück rollen zu können. Der nächste Auftrag fiel dann „etwas größer“ aus, und umfasste den Aufbau einer Integrations-Testumgebung, und die Einführung eines Releasemanagements mit allem, was da so zwingend zu gehört. Danach hat man dann ein größeres Projekt zur ITIL-Einführung aufgesetzt.
Aber ich stolpere auch heute noch recht regelmäßig selbst bei Großkonzernen über „kleine gallische Dörfer“, die sich bislang erfolgreich der Einführung eines professionellen IT-Managements widersetzt haben, und damit lange sogar als die Helden gefeiert wurden, die IT billiger als alle anderen Abteilungen/Niederlassungen produzieren konnten. Bis es dann halt mal irgendwann so richtig knallt!
Inzwischen haben aber selbst Einkäufer zunehmend gelernt, dass dieses Sparen am falschen Ende vollkommen inakzeptabel ist, und so haben wir gerade aktuell mal wieder einen Auftrag diverse weltweite Standorte eines großen Unternehmens (natürlich ISO rauf und runter zertifiziert) gegen den Widerstand aller Vor-Ort-ITler und deren „guten Freunden“ aus den 2-Mann-Buden vor Ort mit den Segnungen von ITIL und Co. zu überziehen, und auch dort auf alle Maschinen die Standard-Images nach Konzernvorgabe zu bringen.
Dabei kenne ich die Situation dieser kleinen IT-Buden selbst nur zu gut, und kann deren Nöte in der heutigen Zeit sogar durchaus nachvollziehen. Zu Studienzeiten bin ich auch so über die Lande gezogen, und habe diverse Rathäuser, Mittelständler, … ebenso betreut. Aber die Zeiten haben sich seit DOS 5, Novell 3.11 und dem ersten Windows NT eben doch ganz massiv gewandelt. Die damaligen Abhängigkeiten auf einem System waren Kinderkram im Vergleich zu dem, was die Leute heute so auf einem normalen Arbeitsplatz oder Server zusammenstricken, und die Releasezyklen der Hersteller waren teilweise noch in Jahren zu bemessen. Da hörte man vom Kunden oft Ewigkeiten nichts, wenn nicht gerade mal ein HW-Defekt auftauchte. So ließ sich das damals problemlos nebenbei machen.
Mit zunehmender Virtualisierung, Docker und Co. kommt man zum Glück wieder etwas weg von den hochkomplexen Systemen, die sich in der Zwischenzeit breit gemacht hatten. Aber ich erinnere mich noch gut an die Herausforderung, als ich bei meinem letzten Arbeitgeber noch mal eine Vertretung eines Projektleiters übernommen hatte (obwohl ich da eigentlich schon rein rechtlich unterwegs war), bei der wir für die POS-Arbeitsplätze eines Filialisten den Spaß hatten, 60 Fachanwendungen in einen sauberen Releaseprozess zu bringen, und daraus funktionsfähige Images zu kochen.
Das ist dann nichts mehr für hemdsärmelige Turnschuh-Administration, wenn das auf über 1000 Geräte bundesweit geht, und der Kunde im Weihnachtsgeschäft bei hohem Wettbewerbsdruck Millionenumsätze darüber generieren will, und die Wettbewerber an jeder Ecke zu finden sind, bei denen die IT dann nicht gerade mal wieder dummerweise hängt.