Das digitale Büro hält immer mehr Einzug in unserem Alltag. Jeden Tag gegen über mehrere Tausend digitale Dateien verloren ohne das es überhaupt bemerkt wird. Von daher finde ich zumindest die parallele Papierablage sinnvoll. Wie steht ihr dazu?
Wenn Daten einfach so (d.h. ohne größeren Katastrophenfall) verloren gehen, wurden ganz grundsätzliche Fehler bei der Datenspeicherung/-sicherung gemacht. Und ganz grundsätzlich ist es auch leichter, von großen Mengen digitaler Daten (Sicherheits)Kopien zu machen als von papierhaften. Sicherheitserwägungen sprechen also eher für ein vernünftiges (!) digitales System.
und digital ist deutlich schneller im Zugriff. Ich wollte die Zeiten, in denen man sich durch Papier wühlen musste, nicht mehr wieder haben.
Ganz papierlos geht es nicht: es gibt ein paar Dokumente, die keinesfalls als Digitalversion akzeptiert werden.
Servus,
Deine Formulierungen zeigen klar, dass Dich das Thema überhaupt nicht interessiert.
Trotzdem: Sag doch mal an, wann das letzte Mal im DATEV-Rechenzentrum eine Datei verloren gegangen ist? Und wann ELO das letzte Mal eine Datei unauffindbar verschlampt hat?
Wenn es dich interessieren würde, könnte ich Dir im Gegenzug die wichtigsten Fehlerquellen bei Papierablage beschreiben, die dazu führen, dass öfter mal ein Beleg oder Dokument aus Papierablage unauffindbar verloren geht.
Und ich könnte Dir auch erzählen, in welchem deutschen Finanzamt ein bedeutender Teil des Archivs mitsamt haufenweise noch nicht festsetzungsverjährter Vorgänge 1990 ganz schlicht verbrannt ist.
Und ich könnte Dir auch erzählen, warum auch gemischte Systeme interessant sein können.
Aber das alles natürlich nur, wenn es Dich interessieren würde.
Schöne Grüße
MM
Wobei solche Fehlerquellen auch bei elektronischer Archivierung auftreten, Sekretariat scant im DMS ein Dokument unter einer falschen Mandantennummer ein, schwupps, das wird genauso wenig wieder gefunden wie ein Papierdokument, das in einer falschen Mandantenakte landet.
Wobei Finanzämter ja ohnehin dazu neigen, Akten zumindestens vorläufig nicht aufzufinden. Meistens liegen diese dann auf dem Fensterbrett eines Sachbearbeiters. Die sogenannten Fensterbrettfälle, zu denen der Sachbearbeiter keine Lust hat, und die er ewig liegen lässt! Durch elektronische Aktenführung könnte man solche Probleme sicher minimieren.
Servus,
dieses
zeigt, dass das Umsetzen von eingehendem Papier in Scans nur in Verbindung mit einem leistungsfähigen OCR-System gut funktioniert - einem, dem man nicht nur beibringen kann, wie Briefköpfe aufgebaut sind, sondern das auch sonst einige Ordnungsmerkmale selber finden und einlesen kann, wenn man sie ihm mal gezeigt hat. Dann kann das papierlose System genauso nach allen möglichen Dingen suchen, wie man das heute mit Papier tun kann. Freilich ist auch dann das Einscannen genauso anspruchsvoll wie heute (noch) die Ablage, und wenn man etwas von diesen Dingen einem eher weniger engagierten Azubi überlässt, rächt sich das ziemlich flott.
Bei intern verwendeten und ausgehenden Dokumenten ist man selber Herr des Formats, da genügt das Open-Source-Werkzeug brain.exe.
Schöne Grüße
MM
Ach ja - da gab es ja noch das Geschichtlein, wie am FA Ludwigshafen/Rhein der Begriff der „Septemberfälle“ entstanden ist:
Ein junger, engagierter Anwärter war von dem Ungeist dieses Hauses, der vor dreißig Jahren schon nicht anders war als heute, so abgestoßen, dass er beschlossen hatte, doch noch etwas Richtiges zu studieren, und seinen Dienst gekündigt hatte.
Ein auf seine Art nicht weniger engagierter frischgebackener Sachgebietsleiter marschierte jeden Morgen in einer Art Visite durch die Büros seiner Untergebenen einschließlich demjenigen, in dem der Anwärter zusammen mit ziemlich vielen Kollegen untergebracht war. Die Führungskraft suchte sich Respekt zu verschaffen, indem er bei jeder Visite irgendeinen Mitarbeiter herauspickte und wegen irgendeiner Lappalie vor versammelter Mannschaft rund machte. Marschierte eines Morgens auf den Tisch des Anwärters zu und tippte von ziemlich hoch oben mit ausgestrecktem Zeigefinger auf den Stapel mit vielleicht drei oder vier ungeliebten Deckeln, der vom Bearbeiter aus an der linken hinteren Ecke auf jedem der Tische lag, und fragte im Tonfall eines Hauptfelds: „Und dasss? Was ist bittteschön dasss hier?!!“ - „Das? Das sind die Septemberfälle!“ - „Wasss soll dass heißen - Septemberfälle?!!“ - „Nun, die werden im September bearbeitet.“ - „Aber - Sie haben doch zum 31. August gekündigt?“ - „Ja, ganz recht - das sehen Sie richtig!“
Schöne Grüße
MM
Ich gehe da ziemlich gemischt vor. Essentiell wichtige Unterlagen habe ich gerne meteriell. War mal eine der sehr wenigen von Ausfall der gesamten EDV nicht Betroffenen, weil ich ganz altmodisch kurzfristig Anstehendes auch materiell zur Verfügung hatte.
Letztendlich ist das wohl Mentalitätsding.
Zumindest ich kann überschaubare Ordnung besser materiell herstellen und kapieren. Mein Papierresevoir ist gar nicht so riesig.Papierunterlagen, die ich vernichte, sind endgültig weg. Das sieht mit elektronisch gespeicherten Daten anders aus.
Musst Du halt selber entscheiden.
LG
Amokoma1
Hallo,
könntest du mal erklärten wie
Ich blicke da nicht durch wie sollen digitale Dateien UNBEMERKT verloren gehen?
Um diese Dateien zu vernichten muss ich genauso mutwillig löschen wie ich Papier zerknülle und in den Korb werfe…
grüße
miamei
Das ist doch nur der Teaser für die alternative Anfrage 
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Hallo Miamei,
so wie ich manche Unternehmen kenne, werden Dateien oft nur einmalig abgespeichert. Mit multiplen Zugriffsrechten mehrerer Nutzer kann hier oft mal schnell etwas gelöscht werden oder verschoben ins nirgendwo.
Zudem ist technisch eine Festplatte oder sonstiges auch nicht 100% sicher. Sicherlich können Backups erstellt werden, aber dies wird auch nicht täglich gemacht.
@Aprilfisch, danke für deine erquickende Schreibweise 
es war nur etwas in den Raum geworfen, die Zahl habe ich von einem Professor aufgeschnappt und ist nicht studienhaft belegt.
Ei Hallo,
wie hast Du sie denn kennengelernt, und was für und wie viele Unternehmen sind das denn?
Das hier
klingt jedenfalls ziemlich deutlich nach 1997.
Das hat doch mit einem „digitalen Büro“ aber auch gar nix zu tun.
Bevor Du salbungsvolle Weisheiten ablässt, solltest Du Dich mal mit dem Thema beschäftigen, über das Du babbeln möchtest oder sollst.
Schöne Grüße
MM
Danke für dein Redebeitrag. 
Closed
Wer oder was? Deine Gosch? - Ja, das ist auch besser so.
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