Wissensmanagement - Aufbau einer Datenbank

Hallo allerseits,

ich weiss gar nicht, ob meine Vorstellung von Wissensmanagement überhaupt richtig ist, aber ich versuch’s einfach mal:

Wir sitzen in einem Büro von ca. 80-90 Angestellten und arbeiten i.d.R. mit den gängigen MS Office Tools. Jetzt ist es mir persönlich schon öfters passiert, dass ich - speziell unter Excel oder Access - an irgendeiner Formel gebastelt und geknobelt habe und erst nach 1/2 Stunde auf die richtige Lösung kam. Und immer habe ich mir anschließend gedacht „hätte ich das mal früher gewusst …“.

Meine Traumvorstellung wäre eine interne Datenbank, in die jeder Mitarbeiter seine speziellen Kenntnisse und Fähigkeiten einträgt (z.B. exotische Fremdsprachen etc.) und an den man sich dann in schwierigen Fällen wenden kann. So etwas sollte eigentlich in der Lage sein, der Firma viel Zeit und damit Geld zu sparen. Soviel zu meiner Idealvorstellung.

Und jetzt die Fragen an die, bei denen es so etwas schon gibt:

  1. Trifft das überhaupt den Begriff „Wissensmanagement“ ?
  2. Ist es da mit einer einfachen Datenbank (z.B. unter Access) getan oder sollte man auf professionelle Tools zurück greifen ?
  3. Wie kann man diese Zusatzleistungen der Mitarbeiter intern honorieren ?
  4. Ich selbst habe eine Kollegin, die mich selbst bei den simpelsten Excel-Problemen nervt, weil sie eigentlich nur zu faul ist, sich wenigstens die Grundbegriffe beizubringen / beibringen zu lassen. Und damit komme ich zur letzten und wichtigsten Frage: Wie kann man verhindern, dass solche Systeme von einzelnen Mitarbeitern ausgenutzt werden ?

Vielen Dank im voraus
Sven

Hallo Sven,

was Du mit Datenbank bezeichnest, gibt es in manchen Organisationen auch als sogenannte ‚Gelbe Seiten‘. Hierin bringen sich die einzelnen Mitarbeiter mit ihren Spezialgebieten, bisherigen Projekten, Kontakten etc. ein.
Das läuft unter Wissensmanagement, wobei Grenzgebiete dann Informations-, Daten-, Dokumentenmanagement sind. Nicht miteinander zu verwechseln, jedoch sind Schnittstellen gegeben.
Unter Access eine solche Datenbank zu stricken macht meiner Meinung nach nicht allzu viel Sinn. Diese muss immerhin von allen Mitarbeitern genutzt und (was problematischer ist) gepflegt werden. I.d.R. wird dafür dann auch eher spezielle Software eingesetzt. Von Kontaktmanagement-Software bis hin zu komplexen Systemen mit betriebswirtschaftlichen Standardsoftware-Warenwirtschafts- und Produktsystemen reicht die Palette.

Der dritte Link bietet mehr zum Thema Software:

http://www.die-wissensmanager.de/index2.html
http://www.wissensmanagement-gesellschaft.de/

http://www.internetmanagement.ch/index.cfm?fuseactio…

Ob solche Systeme (aus-)genutzt werden hängt am stärksten von der Unternehmenskultur ab. Ähnlich wie in diesem Forum hier gibt’s ja überall Menschen, die mit Infos geizen und solche, die eher gerne teilen. Also, die Vorarbeit zum Projekt ist entscheidend.
Generell kann es natürlich auch erst einmal so gehandhabt werden, dass nur, wer sein Wissen bereitwillig teilt auch in den Genuss kommt, Nutzen aus den Gelben Seiten zu ziehen.
Anreizsysteme hängen aber auch wieder von der Fehler- und Unternehmenskultur ab.
Voll genutzte Wissenssysteme sind ein echter Traum. Sie bringen enorme Effizienz (es gab da mal eine Firma, welche ein Patent auf eine Erfindung anmelden wollte, für welche sie bereits seit 20 Jahren ein solches besaß…) aber auch Transparenz in die Organisation. Andererseits ist die schwerste Hürde bei der Umsetzung die Angst der Mitarbeiter, zu gläsern und letztlich ersetzbar zu sein. Wissensverlust ist Machtverlust, das wird ja seit frühester Kindheit gelehrt und gelernt.
Da grundsätzlich zudem der Einzelne entlohnt wird, läuft WissenTeilen diesem System zuwider. Erst wenn das Teilen höher belohnt wird als das Wissennutzen/horten des Einzelnen, haben solche Systeme langfristig eine Chance.
Open-books-policy, Infoworkshops u.ä. müssen von der obersten Ebene vorgelebt werden. Flache Hierarchien, Teamarbeit, Fairplay-Förderung sind schon die besten Voraussetzungen. Und wie immer: das gewünschte Verhalten unterstützen/belohnen.

Gruß,
Britta

Hallo Britta,

schon einmal vielen herzlichen Dank für Deine ausgesprochen ausführliche Information.

… Andererseits ist die
schwerste Hürde bei der Umsetzung die Angst der Mitarbeiter,
zu gläsern und letztlich ersetzbar zu sein. Wissensverlust ist
Machtverlust, das wird ja seit frühester Kindheit gelehrt und
gelernt.

Ich hatte in erster Linie an Wissen gedacht, das eben nicht als Text nieder geschrieben werden kann. Um bei dem Beispiel Excel zu bleiben: ich kann entweder ein 1000-seitiges Handbuch zu Verfügung stellen oder einem Kollegen auf eine möglichst eindeutige Frage eine schnelle Antwort geben, ohne dass der ewig suchen muss.

Bei Licht besehen könnte diese Form des gläsernen Mitarbeiters vielleicht sogar das genaue Gegenteil zum Machtverlust bewirken, denn wenn die Firma erst sieht, welche Zusatzqualifikationen ein Mitarbeiter aufweist, wird er sich das mit der Ersetzbarkeit zweimal überlegen.

Die Motivation (außer dem Vorgenannten) ist allerdings in der Tat der Knackpunkt, denn es müsste verschiedene Dinge geben, für die es einen Incentive (nicht notwendigerweise finanziell) geben sollte: angefangen bei dem eigentlichen Eintrag in die Datenbank über die Bereitwilligkeit zur Hilfe, die Häufigkeit der Antworten bis zu deren Qualität.

Eine Frage: habt Ihr ein solches - möglichst funktionierendes - System ? Geben die Mitarbeiter da ihre eigenen Angaben oder werden auch Eintragungen durch HR getätigt, die über die durchgeführten Trainings informiert sind [womit natürlich die Freiwilligkeit des Ganzen zu Teufel wäre] ?

Gruß
Sven

Hallo Sven,

gleich vorweg: wir haben kein solches System.

Ich denke, Du hast Recht. Das vermeintliche Dilemma kann sich ins Gegenteil verkehren, die Sache zum Selbstläufer werden. Vorausgesetzt, die oberste Leitung hält sich ebenfalls an das Wissenteilen. Das trifft man leider leider noch äußerst selten. Häufiger wird so etwas verordnet und die Mitarbeiter reagieren bis auf einzelne Ausnahmen eher passiv bis unwillig. In jedem Fall misstrauisch.

Anreiz durch Finanzen oder ähnliches halte ich für eher schädigend. Kein Mensch ändert sein Verhalten einfach nur für mehr Geld, zumal das zum Fass ohne Boden werden kann. Mir ist klar, dass die gängige Meinung das Gegenteil propagiert.
Mittlerweile gibt es allerdings genügend Versuche und Beweise, die zeigen, dass insbesondere Bestätigung das ist, was der Mensch braucht.

Die meisten Menschen möchten einfach ungerne ausgeschlossen sein. Und da liegt wohl das größte Potential. Wenn es üblich ist, sein Wissen mitzuteilen und die oberste Leitung in dieser Hinsicht den ersten Schritt macht und konsequent einhält, dann hat die Realisierung dieses Paradigmenwechsels ganz gute Chancen.
Umgekehrt ist es mir selbst aber schon so ergangen, dass ich mich in den späten Abendstunden durch die EXCEL-Kompendien geackert habe und fortan diejenige war, welche gerne punktuell ‚Nachhilfe‘ erteilen durfte. Das mit dem Geben und Nehmen funktionierte nur in eine Richtung. Mein Wissen wurde so zwar anerkannt und das bedeutete für mich auch in einem absolut kritischen Moment, den eigenen Stuhl ins kommende Projekt zu retten. Allerdings veränderte es eben das eingefahrene und eigennützige Verhalten der Kollegen nicht.
Das Bewusstmachen muss von anderer Seite kommen, mit entsprechender Strategie - sicherlich möglich und erfolgreich.
Was Unternehmenskultur anbelangt, die zu erstaunlichen Erfolgen (und eigentümlichsten Blüten der deutschen Rechtsprechung…) führen kann und natürlich das Miteinander zur Basis hat, so schau doch mal unter
http://www.landsend.de
nach. In Unternehmen, die nicht nur den Kunden als solchen, sondern auch jede andere Abteilung bzw. jeden anderen Mitarbeiter als Kunden betrachten, herrscht eher ein Verständnis und Einigkeit in Sachen ‚gemeinsam zum Nutzen aller‘. Sonst heißt es ja eher ‚Produktion gegen Marketing‘ o.ä.
In Deinem Fall würde ja der Rat eines Kollegen auch bedeuten, dass dieser sich jetzt rein rechnerisch für die konkurrierende Abteilung engagiert.
Es geht nur, wenn die Organisation als Ganzes betrachtet wird und das alle so sehen. Gemessen wird am Gesamtergebnis und für das zeichnen auch alle verantwortlich.
Vielleicht erscheint Dir das jetzt alles etwas weit hergeholt. Tatsache ist jedoch, dass sich einige Unternehmen nicht minder verkalkuliert haben, als sie glaubten, Wissensmanagement einzuführen. Im Grunde ist das nur möglich, wenn die Konditionen von vornherein stimmig sind oder Knowledge Management im Zuge mit Qualitätsmanagement (aber dann über QM nach DIN EN ISO angesiedelt) angestrebt wird. Ansonsten ist viel Geld fehlinvestiert, ganz abgesehen vom Vertrauensverlust solch engagierter Mitarbeiter wie Dir - welcher i.d.R. nicht gemessen wird.

Gruß,
Britta

1 Like

Antwort: Wissensmanagement -Aufbau einer Datenbank
Hi,

als ideale Software-Lösung eignet sich Lotus Notes.

Gruß,
Michael

Hallo Sven,
ich hab Cuecards verwendet als Wissensdatenbank. Kostenlos runterladen unter
http://www.mhst.biz/cuecards/

Gruß
Klaus

[Bei dieser Antwort wurde das Vollzitat nachträglich automatisiert entfernt]

Hallo Sven,

ich habe noch eine Seite für Dich, die sich mit Wissensmanagement und Organisation in Form von Fachartikeln auseinandersetzt. Sehr umfangreich, interessant und informativ.

http://www.ixknowledge.de/edge/Material.htm#Anfang

Gruß
Paula

Eine Frage: habt Ihr ein solches - möglichst funktionierendes

  • System ? Geben die Mitarbeiter da ihre eigenen Angaben oder
    werden auch Eintragungen durch HR getätigt, die über die
    durchgeführten Trainings informiert sind [womit natürlich die
    Freiwilligkeit des Ganzen zu Teufel wäre] ?

Gruß
Sven

Hallo Sven,

eine interessante Frage,
ein spannendes Thema.
Ich habe einen eigenen Artikel hierzu geschrieben.
super-know
Er ist ernsthafter, als es scheint :smile:

Gruß
herbert