Hallo Susanne,
zur Vorbereitung einer Zertifizierung sollte es bei Euch Prozessverantwortliche geben (Prozesseigner), die für die Prozessergebnisse gegenüber internen und externen Kunden verantwortlich sind. Diese hätten dann u. a. die Aufgabe, mit Dir die Prozesse zu dokumentieren. Weitere Aufgaben wären: Prozessziele definieren, die Prozesse kontinuierlich verbessern.
Weiteres siehe unten.
liebe wissende,
ich (techn. redakteurin) wurde von meinem arbeitgeber
(kl. softwareschmiede) beauftragt, die arbeitsabläufe im
bereich
verwaltung-personal-finanzen zu beschreiben als vorbereitung
auf eine QM-zertifizierung. meine fragen:
- gibt es mustervorlagen für abläufe wie
rechnungseingang, gehaltsanweisung, dienstreiseorga etc.,
die man übernehmen und anpassen kann? was überall anfällt
muss ich mir doch nicht aus den fingern saugen, denke
und hoffe ich.
Beispiele gibt es viele. Siehe unter www.quality-link.de. Da gibt es Musterhandbücher und Process-Maps in Mengen. Ich warne allerdings davor, irgendetwas zu „übernehmen“. Du musst Dir auch nichts aus den Fingern saugen. Das Ziel des QM und Prozessmanagements ist ja nicht, irgendetwas abstrakt zu dokumentieren, weil es eine Norm vorsieht. Das Unternehmen und die Mitarbeitenden sollen einen Nutzen davon haben. Zum Beispiel kürzere Durchlaufzeiten, entspanntere Arbeit, weniger Zeitverschwendung durch Suchen und erfinden neuer „Räder“. Schließlich geht es um die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens und damit um zufriedene Kunden. Das kannst Du aber auch alles in der einschlägigen Literatur nachlesen. In einem gut sortierten Buchladen solltest Du fündig werden.
In der Zeitschrift der tekom (Dachverband für die technischen Redakteure) hat es in der Vergangenheit immer wieder Artikel dazu gegeben.
Sehr wichtig ist, dass die Mitarbeitenden sich in diesen Prozessen wiederfinden, die Dokumentation als Hilfsmittel für sich, für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter, für Urlaubsvertretungen und für Verbesserungen empfinden. Und dazu solltest Du „vor Ort“ recherchieren, also die einzelnen Stationen beschreiben: Input - Verarbeitung - Output. Der Output in seiner Qualität ist der Input für den nächsten Prozessschritt. Kurz: die Betroffenen zu Beteiligten machen. Ein Prozesseigner (oder zu Beginn: die Geschäftsführung) hätte dies zu ermöglichen.
- gibt es eine banalitätsgrenze oder wird ALLES formuliert,
bis zum aufkleben einer briefmarke?
Der Grad der Auflösung hängt u. a. von der Qualifikation der Prozessbeteiligten ab und von den erfolgskritischen Teilprozessen. Das Aufkleben einer Briefmarke dürfte nicht dazu gehören. Tipp: beginne mit dem Output. Frage, was das Ergebnis des Prozesses ist oder sein sollte. Und dann beschreibst Du die zwei, drei wichtigsten Stationen bis zum Prozesseingang (Auftrag, Eingang einer Rechnung, oder was auch immer Auslöser für den Prozess ist). Dann präsentierst Du die Ergebnisse vor den Beteiligten und dann ergibt sich, ob Verfeinerungen erforderlich sind.
Soweit erstmal.
Gruß,
Uli
