Zeugnisse: Digit. Speicherung

Bildung & Beruf Schule
#1

Liebe Experten!Vorabinfo: Berufsbildende Schule in Rheinland-Pfalz mit Teilzeit-Berufsschule, BOS, Berufl. Gym.

Wer ist für die Erstellung und Speicherung der Zeugnisse zuständig und wo genau ist das geregelt?

An der betreffenden Schule werden im Gymnasialzweig die Noten im Sekretariat eingelesen und die Zeugnisse dort erstellt und gespeichert, im Berufsschulzweig erstellen die jeweiligen Klassenlehrer die Zeugnisse und speichern sie auf ihrem eigenen Computer.

Für den gymnasialen Zweig gibt es festen Notenschluss, der von allen Lehrern einzuhalten ist, im Berufsschulzweig ist das Angelegenheit der Teams, mit der Folge, dass hinter Noten oder älteren Zeugnissen  hergerannt wird oder Zeugnisse von  Lehrern, die nicht mehr an der Schule sind, völlig neu erstellt werden müssen (da das Sekretariat keine digitalen Kopien hat).

Ist das korrekt, dass es im Sekretariat keine digitalen Kopien der erstellten Zeugnisse gibt?
Wo steht etwas Konkretes dazu?

Danke und Gruß

Fo

#2

Nein, da gibt es keine feste Regeln. Einzige Regelung laut Berufsschulordnung (Bayern), ist, dass Zeugnisse bis zu 10 Jahren archiviert werden müssen (im Original) und dass eine Kopie in den Notenbogen wandert.
Zur Digitalisierung der Noten gibt es noch keine rechtlichen Regelungen. Wird wohl irgendwann noch kommen, soweit sind wir aber nicht (ich spreche hier nur von Bayern :wink:

Viele Grüße
Angi

#3

Hallo,
hier das Hess. Datenschutzgesetz dazu:
http://www.datenschutz.hessen.de/downloads/173.pdf

Der Gedanke, dass Noten auf privaten Rechnern verarbeitet werden und somit nicht nur von NSA, sondern auch von jedem versierten und interessierten Computerfreak ausgelesen werden können, lässt mich schaudern. Was ist z.B. bei einem Verkauf des privaten Computers. Einem Laien gelingt es eigentlich nicht, die Daten so zuverlässig zu löschen, dass sie mit Spezialprogrammen nicht wieder lesbar gemacht werden können.
Wenn die Verwaltung nicht „im Hochsicherheitsbereich“ arbeitet, haben personenbezogene Daten auf den Rechnern nichts verloren. Ach ja, „verloren“ - Kolleginnen und Kollegen haben schon ihren Stick mit allen Zeugnisdaten verloren! Brrrr.
So dumm es klingt, Papier ist neben dem Hochsicherheitsverfahren des Hess. Kultusministeriums noch immer die sicherste Lösung!
Grüss
RPK

#4

Moin!
Danke erstmal für deine Antwort.

So dumm es klingt, Papier ist neben dem
Hochsicherheitsverfahren des Hess. Kultusministeriums noch
immer die sicherste Lösung!

Kern meiner Anfrage war nicht der Sicherheitsaspekt.

Mir geht es darum, dass ich nicht einsehe, Zeugnisse zuhause zu tippen und zu archivieren.

Die Nachteile dieses Verfahrens:

  • Es steht den Berufsschullehrern an unserer Schule keine einheitliche Maske zur Verfügung, lediglich ein Word-Dokument, in dem „?“ und „…“ gelöscht und durch Noten oder Schülerdaten ersetzt werden. Das führt zu Verschiebungen, sodass Zeugnisse nie ganz einheitlich sind.

  • Als Klassenlehrer läuft man mitunter wochenlang den Kollegen hinter Noten her, um ein Abgangszeugnis zu erstellen (das kommt an der Berufsschule recht häufig vor).

  • Jeder Kollege fängt bei seiner Klasse mit der Eingabe der Personaldaten im Zeugnis von vorne an, obwohl der Kollege des vorherigen Schuljahres das bereits einmal gemacht hat.

usw.

Es wär halt schön gewesen, wenn es eine rechtliche Regelung gäbe, nach der man als Klassenlehrer nicht mehr alle Daten auf seinem PC haben muss, sondern das Sekretariat die Zeugnisse zu erstellen und verwalten hätte.

Gruß, Fo

#5

Hallo,

ist zwar auch nicht die Antwort auf deine Frage, aber vielleicht eine Erleichterung des Verfahrens:

  • Es steht den Berufsschullehrern an unserer Schule keine
    einheitliche Maske zur Verfügung, lediglich ein Word-Dokument,
    in dem „?“ und „…“ gelöscht und durch Noten oder
    Schülerdaten ersetzt werden. Das führt zu Verschiebungen,
    sodass Zeugnisse nie ganz einheitlich sind.

Wenn das Zeugnisformular als PDF gespeichert wird - und diese PDF-Version dann (mit einem guten (ich kenne hier nur kostenpflichtige…)) PDF-Programm als Formular erstellt & gespeichert wird, kann jeder Klassenlehrer die Lücken ausfüllen, aber nichts weiter verändern.
(Ähnlich kann man auch in Word-Dokumenten einzelne Eingabefelder definieren, der Rest ist dann unveränderbar. Ich weiß aber nicht, ob der Druck dieser Dokumente dann ebenfalls garantiert immer identisch aussieht (wie es bei PDF (eher/immer?) der Fall ist.

  • Jeder Kollege fängt bei seiner Klasse mit der Eingabe der
    Personaldaten im Zeugnis von vorne an, obwohl der Kollege des
    vorherigen Schuljahres das bereits einmal gemacht hat.

Wie wäre es sonst mit der Anschaffung eines Zeugnisprogramms, das in der Schule auf einem/zwei/drei Rechnern installiert wird, so dass dort die Daten über die Jahre fortgeschrieben werden können (und sich auch das Formularproblem so nicht mehr ergibt…)?

Zum Thema „Eingabe der Noten durch die Sekretärinnen“:
Wie/von wem werden bei euch die Sekretärinnen bezahlt (durch den Schulträger (z.B. Kommune, Stadt oder das Land)? Falls ersteres, könnte es sein, dass sie diese Aufgaben gar nicht wahrnehmen dürften, da das Erstellen der Zeugnisse evtl. als Landesaufgabe definiert wird (???).

#6

Guten Morgen,

nur eine kurze Frage.

laut
Berufsschulordnung (Bayern), ist, dass Zeugnisse bis zu 10
Jahren archiviert werden müssen (im Original) und dass eine
Kopie in den Notenbogen wandert.

Woraus ziehst du diese Erkenntnis?

Ein Zeugnis kann nicht im Original archiviert werden, da es nur ein Original gibt, und das bekommt der Schüler.
Die Kopie wandert auch nicht in den Notenbogen, sondern die Kopie des Zeugnisses geht zusammen mit dem Notenbogen in den Schülerbogen. Der Schülerbogen wiederum muss 20 Jahre und nicht 10 aufbewahrt werden.

Zur Digitalisierung der Noten gibt es noch keine rechtlichen
Regelungen. Wird wohl irgendwann noch kommen, soweit sind wir
aber nicht (ich spreche hier nur von Bayern :wink:

Nun, Noten sind ja bereits insofern digitalisiert, als dass Sie zur Zeugniserstellung in WinSV eingegeben werden. Inwieweit dann die Dateien archviert werden, bleibt der jeweiligen Schule überlassen.

Gruß
Wawi

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#7

Guten Morgen

ich kann nur für Bayern sprechen.

Wer ist für die Erstellung und Speicherung der Zeugnisse
zuständig und wo genau ist das geregelt?

Das ist nicht in den Schulordnungen geregelt, sondern das obliegt jeder Schule selbst.

Ist das korrekt, dass es im Sekretariat keine digitalen Kopien
der erstellten Zeugnisse gibt?
Wo steht etwas Konkretes dazu?

In Bayern gibt es als Schülerverwaltungssoftware die sog. (ziemlich veraltete) WinSV.
Mit WinSV werde auch Zeugnisse erstellt, ausgedruckt und die Sicherheitskopien der Datei (zumindest bei uns) aufbewahrt.
Eine Papierkopiekopie des Zeugnisses kommt wie Angi unten schon schrieb in den Schülerbogen, der 20 Jahre nach Abgang aus der Schule aufbewahrt werden muss.

Muss ein Zeugnis als Zweitschrift nachgedruckt werden, geht das idR mithilfe der Sicherheitskopie der WinSV, bei mir an der Schule geht das ca. die letzten 10 Jahre rückwirkend. Ist es noch länger her, muss anhand der Papierkopie eine Zweitschrift nachträglich erstellt werden.

Gesetzlich oder per Verordnung geregelt ist das aber nirgends.

Gruß
Wawi

#8

Hallo Fogari,
arbeitet denn deine berufsbildende Schule nicht mit einem Schulverwaltungsprogramm? Das wäre ja vorsintflutlich…
Wenn dem tatsächlich so sein sollte, kannst du insofern hoffen, als das Ministerium in Mainz ja an einer eigenen Schulverwaltungssoftware strickt (es ist auch schon eins eingekauft, was aber nachbearbeitet werden muss, weil es aus Bayern kommt und den landeseigenen Gesetzmäßigkeiten erst angepasst werden muss.) Alle Schulen, die bereits mit einer (gut laufenden) Schulverwaltungssoftware arbeiten, fluchen darüber, aber für euch wäre es von Vorteil.
Angeblich soll im Schuljahr 14/15 das Programm bei einigen Versuchsschulen ausprobiert werden. Wenn ihr die Mühe des Betatesters nicht scheut, könnt ihr ja vielleicht versuchen, dazuzugehören.
In jedem Fall ist es natürlich unzumutbar, dass die Kollegen auf einem privaten Rechner die Zeugnisse hinfrickeln müssen. (Gibt es bei euch keine älteren Kollegen/innen mit PC-phobischen Merkmalen?)
Viel Glück!
Gruß Orchidee

#9

Hallo, Orchidee!

arbeitet denn deine berufsbildende Schule nicht mit einem
Schulverwaltungsprogramm? Das wäre ja vorsintflutlich…

Doch, allerdings werden nur für den gymnasialen Teil unserer Schule die Zeugnisse damit erstellt. Wir Berufsschullehrer (das Fußvolk quasi) kann den Scheiß schön allein machen.
Ich hab schon oft nachgefragt, ob nicht jemand wenigstens eine Maske erstellen kann, damit es einfacher wird für uns. Reaktion: Keine.

Wenn dem tatsächlich so sein sollte, kannst du insofern
hoffen, als das Ministerium in Mainz ja an einer eigenen
Schulverwaltungssoftware strickt (es ist auch schon eins
eingekauft, was aber nachbearbeitet werden muss, weil es aus
Bayern kommt und den landeseigenen Gesetzmäßigkeiten erst
angepasst werden muss.) Alle Schulen, die bereits mit einer
(gut laufenden) Schulverwaltungssoftware arbeiten, fluchen
darüber, aber für euch wäre es von Vorteil.

Wir haben gerade eine neue Software bekommen, und damit wird dann momentan auch argumentiert, warum es noch immer keine Besserung für uns geben soll: Man müsse sich erst einarbeiten…

Angeblich soll im Schuljahr 14/15 das Programm bei einigen
Versuchsschulen ausprobiert werden. Wenn ihr die Mühe des
Betatesters nicht scheut, könnt ihr ja vielleicht versuchen,
dazuzugehören.

Ich hab leider keinen Einfluss darauf. Da wir ne neue Software haben, ist das Thema eh vom Tisch.

In jedem Fall ist es natürlich unzumutbar, dass die Kollegen
auf einem privaten Rechner die Zeugnisse hinfrickeln müssen.

Und genau deshalb hätte ich gern gehört, dass es gar nicht rechtens ist, damit wir uns dieses Problems elegant hätten entledigen können.

(Gibt es bei euch keine älteren Kollegen/innen mit
PC-phobischen Merkmalen?)

Ich bin schon die dienstälteste Kollegin in unserem Team (Friseure) und habe leider Kollegen, die wenig Engagement aufbringen, weder beim Noteneintragen noch beim Erkämpfen von Arbeitserleichterungen.

Viel Glück!

Werd ich wohl brauchen!
Danke und liebe Grüße
Fo

#10

Was hindert dich daran, dass DU in Exel eine Maske erstellst? Nicht nur klagen & bei den Kollegen fordern, sondern selbst mal machen…
Gerade wenn man die Dienstälteste ist, kann man auch mal mit guten Beispiel voran gehen finde ich.

Leider ist es rechtens. War bei uns auch so das Problem an der Berufsschule.

#11

Hallo,

meine Zeit in RP liegt nun schon etwas zurück, aber ich vermute was die Zeugniserstellung angeht hat sich da nichts grundlegendes geändert, darum mische ich mich doch ein.

Eine Kopie der Zeugnisse muss überhaupt nicht aufbewahrt werden, weder in Papier- noch in digitaler Form.
Im Falle eines Falles muss DIE SCHULE eine Zweitschrift aller Zeugnisse erstellen können. Dazu muss DIE SCHULE die für die Zeugniserstellung notwendigen Daten in geeigneter Form speichern. Es müssen also Berufsbezeichnung, Stundentafel, Noten, Fehltage, Bemerkungen, erreichte Abschlüsse und Zeugnisdatum gespeichert werden. Dies gleich im Zeugnisformular zu tun, ist wahrscheinlich praktisch aber nicht notwendig.

Falls es zutrifft, dass die Zeugnisdaten im Berufsschulzweig nur auf privaten Computern der Kollegen gespeichert werde, dann ist das nicht nur ein Verstoß gegen die Dokumentationspflicht der Schule, sondern nebenbei bemerkt auch ein massiver Verstoßt gegen Datenschutzbestimmungen.

Ehrlich gesagt kann ich deine Schilderung auch kaum Glauben. Danach müsste es ja regelmäßig vorkommen, dass bei Versetzungen, Pensionierungen, Todesfällen oder auch nur einem privaten Festplattencrash, Zweitschriften von Zeugnissen überhaupt nicht mehr anzufertigen wären.

Gruß
Werner

#12

Auch ohne Hallo!

Was hindert dich daran, dass DU in Exel eine Maske erstellst?

  1. Kann ich das nicht, wenn ich mit sowas umgehen könnte, hätte ich längst so eine Maske in Word erstellt, da soll das angeblich auch gehen.

  2. Finde ich Excel total unübersichtlich

  3. Hab ich keine Ahnung, was du meinst, was ich da in Excel erstellen soll:
    Das sind doch nur Tabellen, und ein Zeugnis hat schließlich einen Kopf und verschiedene andere Dinge außer den Noten.
    Das ist in meine Augen higher education.

Abgesehen davon gibt es Zeugnisprogramme, die an unserer Schule für die Gymnasialklassen verwendet werden, aber nicht für die Berufsschule - würdest du da einsehen, unqualifiziert eine solche Aufgabe anzunehmen?

Nicht nur klagen & bei den Kollegen fordern, sondern selbst
mal machen…

Wenn ich es nicht kann?

Gerade wenn man die Dienstälteste ist, kann man auch mal mit
guten Beispiel voran gehen finde ich.

Wenn ich damit doch aber nicht umgehen kann?
Wieso sollte ich als Dienstälteste da eigentlich mehr Aufgaben wahrnehmen müssen als die Kollegen? Ich mache organisatorisch eh schon das meiste in diesem Team, ohne dass das meine Aufgabe wäre, aber es würde sonst gar nichts organisiert werden.
Aber das ist eine andere Baustelle…

Leider ist es rechtens. War bei uns auch so das Problem an der
Berufsschule.

Und wie habt ihr es gelöst?
Bei uns im Team gibt es keine Computerfreak. Ich hab auch keinen Freund, der sowas kann. Und Geld gebe ich nicht aus für etwas, das meiner Meinung nach Aufgabe der Schule ist.

#13

Moin!

Falls es zutrifft, dass die Zeugnisdaten im Berufsschulzweig
nur auf privaten Computern der Kollegen gespeichert werde,
dann ist das nicht nur ein Verstoß gegen die
Dokumentationspflicht der Schule, sondern nebenbei bemerkt
auch ein massiver Verstoßt gegen Datenschutzbestimmungen.

Das wollte ich deshalb genauer wissen.

Ehrlich gesagt kann ich deine Schilderung auch kaum Glauben.
Danach müsste es ja regelmäßig vorkommen, dass bei
Versetzungen, Pensionierungen, Todesfällen oder auch nur einem
privaten Festplattencrash, Zweitschriften von Zeugnissen
überhaupt nicht mehr anzufertigen wären.

Es geht nicht darum, dass die Daten gar nicht gespeichert werden in der Schule.

Die Schule speichert die Schülerdaten im Computer.
Für die Zeugnisse wird der Personalbogen der Schüler aufbewahrt, in welchem persönliche Daten, Noten und Fehlzeiten erfasst sind.
Daraus kann ein neues Zeugnis erstellt werden.

Was mich aber nervt:
Alle Schülerdaten sind also bei den Sekretärinnen digital erfasst. Muss ich aber ein Zeugnis schreiben, dann kann ich Daten quasi per Hand aus dem Personalbogen abtippen und muss mühsam ein Word-Dokument zurechtfrickeln. Das ist in meinen Augen ein völlig überflüssiger Aufwand.
Aber bislang gibt es keine Software oder Maske, in der die Sekretärinnen grad die Daten der Schüler einsetzen und in die ich dann einfach die Zahlen eintippe.

Das ist in meinen Augen prähistorisch und belastet die Lehrer mit einem hohen Arbeitsaufwand.

Gruß, Fo

#14

Moin!

Die Schule speichert die Schülerdaten im Computer.

Ok, damit kommt sie ihrer Pflicht also nach.

Aber bislang gibt es keine Software oder Maske, in der die
Sekretärinnen grad die Daten der Schüler einsetzen und in die
ich dann einfach die Zahlen eintippe.

Eure Schule hat sowas noch nicht. Es gibt so etwas aber. Nach meiner Erfahrung ist das aber sehr Wartungsintensiv.
Aufgrund der sich ständig ändernden Lernfelder/Fächer, Gewichtungen, Abschlüsse, Bezeichnungen muss ein soches Programm ständig gepflegt werden. An meiner jetzigen Stunde sind das drei Leute (ein Oberseugnismeister und zwei Adepten), die dafür einige Entlastungsstunden kassieren.

Das ist in meinen Augen prähistorisch und belastet die Lehrer
mit einem hohen Arbeitsaufwand.

Das ist kein rechtliches Problem, sondern eines der Arbeitseffizienz, vielleicht kann man es noch über QM argumentativ angreifen.

Gruß
Werner