Zweckgebundene Gelder verbuchen

Geld & Sparen Bank & Zahlungsverkehr
#1

Hallo zusammen

Ich führe die Buchhaltung für einen Verein und habe eigentlich recht gute Grundkenntnisse in Buchführung. Wir haben nun zweckgebunden von Stiftungen Gelder für einzelne Projekte erhalten. Nun sollte ich natürlich jederzeit den Überblick haben, ob wir noch Gelder für das Projekt X zur Verfügung haben. Meine Frage wäre, was hier „good practise“ ist, mit einem solchen Fall umzugehen. Ich sehe eigentlich drei Optionen:

  1. Für jedes Projekt separate Unterkonten anlegen (als z.B. Reisespesen Projekt 1, Reisespesen Projekt 2, Reisespesen generell). Nachteil:: damit blase ich den Kontenrahmen ziemlich auf. 

  2. Ich erstelle für jedes Projekt eine eigene Kostenstelle, die ich beim Buchen dann jeweils zuweise. Dadurch kann ich z.B. Reisespesen mit einem einzigen Konto buchen, wenn nötig aber dennoch die Zahlen pro Projekt filtern. 

  3. Ich eröffne physisch einzelne Bankkonten pro Projekt, und sehe dort dann jeweils immer den Saldo. Nachteil: das Kostet Gebühren bei der Bank.

Könnt ihr mir sagen, ob eine der oben erwähnten Optionen üblich/ empfehlenswert ist oder wie ihr selber mit dieser Fragestellung umgeht?

Besten Dank im Voraus!

Stephan

#2

Sicherlich gibt es mehrere gute Lösungen, es kommt auch auf den Buchhalter sebst an, wie er den Überbliick bewahrt. Jeder Lösungsansatz ist deshalb subjektiv.
Ich würde wie folgt vorgehen: Das Geld wird Ihnen gestiftet, und zwar Zweck gebunden. Deshalb müssten Sie gegenüber dem Stifter immer in der Lage sein, den Mittelzufluss und die Mittelverwendung zu verantworten. Meiner Meinung nach geht das am besten durch ein jeweiliges Bankkonto für die jeweilige Stiftung. Das kostet einige Euro extra für die Kontogebühren, aber das sollte mit dem geschenkten Geld bezahlbar sein. So kann über das Bankkonto und eine korrekte Belegsammlung jederzeit der Nachweis über die korrekte Verwendung geführt werden.  

Viel Erfolg!
Klaus Leist

#3

Servus,

  1. ist die passende Lösung, u.a. auch deswegen, weil gegenüber den Gebern jederzeit mühelos Rechenschaft abgelegt werden kann.

Projektbezogene Abrechnung ist nun nicht mit Kostenstellen-, sondern mit Kostenträgerrechnung abzubilden, aber in FiBu-Systemen mit Kost-Funktionen funktionieren beide gleich, so dass sich ohne weiteres für die einzelnen Projekte „Kostenstellen“ einrichten lassen, ohne dass die Auswertungen darunter leiden.

Schöne Grüße

Dä Blumepeder

#4

Das separate Bankkonto ist eine gute Lösung. Wenn es nicht zu viele Projekte sind und wenn die Ausgaben auf den Kostenkonten erscheinen sollen (macht eigentlich keienn Sinn).
Ich würde ein Projektkonto im 3000er Bereich einrichten, die Spenden dorthin buchen und alle zeckgebundenen Ausgaben dort gegenbuchen (statt auf Kostenkonten). So hat man auf einen Blick alle Ein- und Ausgänge für das Projekt.

Viel Erfolg und ein gutes Jahr 2014.

Gruß
Lawrenz

#5

Gaisburger Marsch
Servus,

na, so ein ganz kleines bissle GoB sollten aber auch bei einer Vereinsbuchhaltung beachtet werden, oder meinst Du nicht?

Wenn ich als Revisor so ein Konto „Gemischter Salat“ sähe, würde ich die Prüfung abbrechen und der Jahreshauptversammlung empfehlen, dem Vorstand die Entlastung zu verweigern.

Als Mitglied würde ich beantragen, die ohne jeden Anlass verplemperten Bankgebühren für überflüssige Bankkonten dem Kassier von seiner Aufwandsentschädigung abzuziehen.

Unabhängig davon gibts ja auch ab und zu eine Gem 1, die nicht blind durchgewunken, sondern zumindest mit der letzten eingereichten Überschussermittlung abgestimmt wird. Was macht man da, wenn man keine nachvollziehbaren Aufzeichnungen hat, sondern bloß eine Serie von zich Bankkonten, die halt irgendeinen Saldo aufweisen?

Schöne Grüße

Dä Blumepeder

#6

Hallo und einen guten Tag!
Ich löse das über Kostenstellen, oder wenn das Buchhaltungsprogramm das hergibt über Projektnummern (z.B. bei Lexware, ich weiss aber nicht, ob das Standard oder eine Zusatzfunktion ist). 
Eventuell kann ich noch eine genauere Auskunft geben, wenn Du mir den Namen des verwendeten Programms nennst.
Viele Grüße

#7

Guten Tag
Ich verwende das Programm Banana Accounting. Kostenstellen hat es ganz sicher. Ob es auch Codes für Projekte hat, muss ich zuerst noch nachschauen.

Danke für die Antwort!

Stephan Brun

#8

Herzlichen Dank allen für die Antworten! Auch wenn diese ja teilweise kontrovers sind, kann ich mir nun doch mal ein Bild machen. Ich denke, ich werde über Kostenstellen oder das vorgeschlagene 3000er Konto gehen.

viele Grüsse, Stephan

#9

Hallo

Kostenstellen sind der richtige Ansatz.

Zusätzlich separate Bankkonten kann man führen, sind aber nicht notwendig, wenn die Kostenstellenrechnung sauber geführt wird. Das wäre alles doppelt.

#10

Hallo
Aus den bisherig erfolgten Antworten ist auch eine Lösung für Ihr Problem dabei.

mfg
A. Weber