Im Urlaub das Büro vom Kollegen mal eben aufräumen

Behörden & Recht Arbeitsrecht
#1

Hallo zusammen,
gingen wir mal von folgender rein fiktiver Geschichte aus, die in einer völlig fiktiven Behörde spielen sollte.

Der Herr Abteilungsleiter ist ein kleines Wirrköpfchen und ein Chaot, was dazu führt, dass in signifikantem Ausmaß Dokumente bei ihm „liegen bleiben“, seien das Briefe zu externen Kunden, seien das interne Informationen, die bei ihm einfach versanden oder seien das auch Dokumente, die er für einen gewissen Zeitraum zur Ansicht hat, die aber eigentlich in nen anderen Aktenschrank gehören. Kurz gesagt, Herr Abteilungsleiter ist ein mächtiges Ärgernis, insbesondere für seine Teamleiter und seine Sekretärin.

Nun weilt der Herr Abteilungsleiter im wohlverdienten Urlaub und der Herr Teamleiter, der sich gleichzeitig als stellvertretender Abteilungsleiter sieht, packt die Gelegenheit und die Sekretärin beim Schopfe und sagt „wir räumen jetzt das büro vom Herrn Abteilungsleiter mal auf“. Will sagen: die sortieren die Unterlagen in „privat“ und „Behörde“, legen ihm einen Stapel derjenigen Sachen hin, die er zu erledigen hat, geben ausgeliehene Dokumente zurück etc. Alles andere packen sie - ebenfalls sortiert - in Kartons, für die der Herr Abteilungsleiter dann 3 Monate Zeit haben soll, die durchzugucken, ansonsten gingen sie in den Schredder.

Ich bin in der glücklichen Lage, dass ich in diese Sache nicht involviert bin - aber ich hätte etwas Bedenken, denn ich gehe ganz Kant’sch davon aus, was ich wohl in dem Fall täte. Und ich glaube, ich täte in dem Fall handeln. Und zwar packen. Also meine persönlichen Dinge. Und aufm Heimweg würde ich beim Anwalt vorbeifahren.

Die Frage wäre nur: gingen wir mal nur so als Beispiel davon aus, dass der Herr Abteilungsleiter nicht sagen würde „Oh danke, wie lieb, dass Ihr mir endlich geholfen habt, mein Büro zu organisieren, aber jetzt kann ich auch meine Arbeitsweise besser in den Griff kriegen“ sondern eher zensiertes von sich gäbe und zu besagtem Anwalt rennen würde. Und dann ginge die Sache vor Gericht - gibt es eventuell Urteile, wo sowas oder zumindest was vergleichbares schonmal behandelt wurde?

Und die zweite Frage: könnte der Sekretärin - die das ja im Auftrag des Stellvertretes ihres Chefs macht (und der ihr auch versichert, die Verantwortung dafür zu übernehmen) - Ungemach blühen? Wäre sie in einer solchen Situation nicht möglicherweise verpflichtet, sich zu weigern?

Ja, vielen Dank,

die fiktive Jana

#2

Hat sie das schriftlich? Nur wer schreibt, der bleibt! Klingt für mich nach Arbeitsplatzharakiri. Die arme Frau kann nur verlieren!

#3

Ein wunder Punkt in dieser Geschichte :wink: Sie hätte auf fiktive Nachfrage sagen können, dass sie das auf jeden Fall noch einfordern wird. Wobei ich als Laie keine Ahnung hätte, wie so ein fiktiver Text aussehen könnte…

#4

Hallo,

also ich würde direkt den Datenschutzbeauftragten/Personalrat und den Abteilungsleiter darüber informieren.
Wenn jemand erwähnt von wem die Info kommt, ist man zwar beim Teamleiter unten durch aber zumindest nicht beim Abteilungsleiter und man kann sich sicher sein dass man sich wieder im rechtlich sicheren Rahmen bewegt.

Gruß
Tobias

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#5

Ich schließe mich da Tobias voll und ganz an. Der Datenschutzbeauftragte müsste hier eigentlich Muskelkater vom Kopfschütteln bekommen. Gerade, da wir morgen eben diesen verstärken. (Sinnvoll oder nicht, steht hier ja nicht zur Debatte)
Von meinem Gefühl her, würde ich auch sagen, die angesprochene Sekretärin genauso in der Schusslinie steht, wie der Teamleiter - Wobei dessen Hebel, meist etwas länger ist.

Gibt es in diesem fiktiven Szenario keinen Betriebsrat?

Ich komme auch nicht umher, mir die Frage zu stellen, was für ein Unternehmen das ist, in dem man so agiert!
Dieses ganze Szenario schreit doch förmlich nach „DAS MACHT MAN NICHT!“ und „Wie würde ich mich fühlen?“

Alternativ würde ich den fiktiven Abteilungsleiter, auch im Urlaub, versuchen zu kontaktieren und dort

Viele Grüße
N8Dragon

#6

In diesem Satz fehlt

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#7

Liebe Frau Boemer,

bitte räumen Sie bei Herrn Schmidt auf.

Herzlichst

der Chef!

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#8

Ups:
Alternativ würde ich den fiktiven Abteilungsleiter, auch im Urlaub, versuchen zu kontaktieren und sicherstellen, dass die ganze Aktion auch in seinem Sinne ist. Eine derartige Überraschung, würde ich nicht auf dem Arbeitsplatz durchführen.
Diese ganze Aktion, ist in höchstem Maße unprofessionell!

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#9

Da von einer Behörde die Rede ist, sind wir im Bereich des öffentlichen Dienstes. Somit wäre der zu gehende Weg gewesen, die Angelegenheit dem Dienstellenleiter vorzutragen, damit dieser im Rahmen seiner Direktionsbefugnis den Abteilungsleiter anweist, bestimmte Arbeitsvorgänge in bestimmter Form zu erledigen. Ihm könnten auch bestimmte Aufgabenbereiche entzogen werden.

#10

Das hätte ich ja auch so gesagt :wink: Aber da ist das Problem, dass besagter fiktiver Dienststellenleiter den sich lauthals über den Abteilungsleiter beklagenden Teamleitern mitgeteilt hat „kriegt mal Eure Probleme selber in den Griff“. Und das führte wohl zu dieser panischen „Selbsthilfeaktion“.

#11

Was ich mir nun wiederum hätte schriftlich geben lassen, daß der Dienstellenleiter den Teamleiter zu eigenständiger Lösung des Problems auffordert und ermächtigt…

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#12

Ja, vermutlich wäre das der schlaueste Weg (gewesen), allerdings stoßen wir hier dann an die Grenzen der fiktiven Geschichte. Ich kann mir aber nicht vorstellen, dass diese Koversation schriftlich stattgefunden hat. Aber selbst wenn: wäre dann mal eben aufräumen im Büro eine legitime Lösung?

#13

Das wäre dann nun im Rahmen der Weisungsbfugnis durch den Dienstvorgesetzten gedeckt, da sichergestellt sein muß, daß für Arbeitsabläufe relevante Daten zugänglich sein müssen. Wenn der Abteilungsleiter nun vor eine Straßenbahn gelatscht wäre und ein halbes Jahr ausfiele müßte der Zirkus ja auch weiterlaufen…

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#14

Dann täuscht dich dein Gefühl aber gewaltig. Es handelt sich um nichts anderes als Diensträume. Die Hoheit darüber obliegt dem Dienstherrn. Klar, man legt auch mal private Sachen ab. Man muss aber bedenken, dass sich die privaten Sachen dann eben zugänglich befinden. Und das auch dann, wenn man ein abschließbares Einzelbüro hat. Bei uns wird auch knallhart aufgeschlossen, wenn man dienstliche Unterlagen benötigt.

Zumindest der Vorgesetzte sollte dies anweisen können. Und wenn du sagst:

Dann ist das eine klare Beauftragung, hier tätig zu werden (Delegation, heißt: Dein Dienststellenleiter hat dem Stelli hier freie Hand gegeben).

Besonders schlimm ist es, wenn der unordentliche Kollege Teile von Akten von Verwaltungsverfahren hat. Ein Verwaltungsverfahren ist es dann, wenn das behördliche Handeln auf den potenziellen Erlass eines VA gerichtet ist. In diesen Fällen sind die Akten öffentlich!

Ich muss regelmäßig Volljuristen (!!!) erklären, dass Verwaltungsakten nicht Teil der persönlichen oder behördlichen Organisation sind. Sie sind öffentlich und können jederzeit der Akteneinsicht eines Dritten oder eines Gerichts (oder IFG) unterliegen. Am besten war noch der Volljurist (ist wirklich kein Scherz, das ist echt passiert) aus einem Nachbarreferat, der wohl nicht ohne Grund gesagt bekommen hat, sich doch mal über Grundlagen der Aktenführung schlau zu machen und der infolgedessen mich fragte. Ich erklärte ihm dann unter anderem die Behördenheftung. Er nahm das zur Kenntnis, sagte dann aber, dass er es andersherum besser fände und so handhaben wolle. Ich war perplex.

Siehe auch:

Sicherung der Auffindbarkeit der Akte

Einen besonderen Aspekt der Aktenklarheit behandelt § 55 Abs. 2 GGO I. Er bestimmt nicht nur, dass das „Schriftgut der Behörde einfach, wirtschaftlich und zweckmäßig zu verwalten“ ist. Es ist auch „so zu ordnen und aufzubewahren, dass es schnell ermittelt werden kann“. Es soll also nicht so sein, dass der Bearbeiter auf einen unsortierten Berg von Akten und Papieren zeigt und sagt: „Es dauert drei Wochen bis ich Ihr Schreiben gefunden habe“. Ordnung muss also sein – und zwar sowohl innerhalb einer Akte, als auch innerhalb des gesamten Aktenbestandes.

#15

Ich fürchte, Du hast mich missverstanden :wink: Ich habe nix privates in meinem Büro rumliegen und ich hätte auch nicht das geringste Problem, wenn jemand während meiner Abwesenheit irgendein benötigtes Dokument aus meinem Schreibtisch rauskramt. Hier geht’s aber um mehr als „ein dringendes Dokument raussuchen“ - hier wird „aufgeräumt“. Da sehe ich schon nen Unterschied, mag doch nen Grund haben, warum ich Brief_x noch nicht abgeschickt hab und Akte_y immer noch bei mir rumliegt. Und vielleicht habe ich mir auch bei der Struktur meiner chaotischen Papierberge was gedacht, auch wenn das jemand anderem grad nicht so erscheint?

Nein, sowas hat diese fiktive Behörde nicht. Es geht mehr um Kundendaten im weiteren Sinn (also durchaus auch persönliche Daten). Und öffentlich sind diese Akten definitiv nicht :wink:

#16

Bist du dir da sicher? Kunde klingt für mich nach JobCenter oder ähnlich. Und wenn die Akten zum Beispiel für die Gewährung von Arbeitslosengeld dienen (Bewilligungsbescheid = VA), dann sind sie in der Tat öffentlich. Dass man ein Anrecht auf Schutz personenbezogener Daten hat, steht dem nicht entgegen.

Wem „gehören“ denn letztendlich dieser Brief oder jene Akte? Die Verfügungsgewalt besitzt der Dienstherr. Das „Aufräumen“ ist - auch wenn es dir vom Gefühl her anders vorkommt, weil man ja meist persönlich mit bestimmten Angelegenheiten betraut ist und man Unterlagen gedanklich einem Kollegen zuordnet -, nichts anderes, als wenn der Chef den Lieblingsstreifenwagen des Polizeibeamten waschen ließe. Es ist der Schreibtisch des Dienstherrn, sein Büro, seine Akte, sein Brief.

Herr Wippermann kann auch auf die Akte X zugreifen, wenngleich er damit nichts anfangen kann:

#17

Das ist der Kasus Knaxus. Ist im Prinzip genauso wie bei der Buchhalterin, die öfters mal mit Schwarzgeld zu tun hat oder die Lohnbuchhaltung, wo Schwarzarbeit zumindest toleriert wird. Sie wird ja vom Abteilungsleiter selber keinen „Freibrief“ bekommen haben. Ist der Abteilungsleiter im Urlaub, ist der selbsternannte stellv. Abteilungsleiter ihr Chef. Der wird ihr wohl auch keinen schriftlichen Auftrag erteilt haben, im Büro des Abteilungsleiters zu wildern. Ich schlage eine handschriftliche Aktennotiz vor, am besten noch von einer Kollegin mit unterschrieben, aus der hervorgeht, dass die Sektetärin mit dieser Aufgabe durchaus Bauchschmerzen hat. Dann würde ich mich im Falle eines Falles auf das Direktionsrecht des AG berufen. Da sie ja in diesem Fall das letzte Glied in der Nahrungskette ist, sehe ich gute Chancen, dass sie hier nicht belangt werden kann.
Wie das dann in diesem ganz speziellen Fall aussieht, wird wahrscheinlich nur ein Gericht entscheiden können, dem alle Fakten vorliegen (die ich natürlich übermorgen en detail haben möchte, sehr interessante Kiste)
Sollte Susi im öffentlichen Dienst arbeiten, wäre das schon wieder eine komplett andere Hausnummer. Hier bewegen wir uns im Verwaltungsrecht und damit bin ich raus.
Gibt’s hierzu eigentlich schon eine Auflösung?

Unsere Putzfrau schafft es auch öfters, mich auf die Palme zu bringen, weil sie regelmäßig meinen Schreibtisch umbaut. Ist hier nun auch eine knifflige Situation, weil sie die mittlerweile Ex-Frau vom Chef ist, aber trotzdem noch ein hervorragendes Verhältnis zu ihm hat.

Soon

My desktop is my castle!

#18

Nichtmal ein bisschen ähnlich :wink: Du wirst aber Verständnis haben, dass ich das nicht erwähnen kann.

#19

Von was für elektronischen Daten redest du hier denn?

Gruß
damals

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#20

Datenschutz bezieht sich nicht nur auf elektronische Daten. Verstehe Deine Frage nicht

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